Aufbrechen statischer Zeitpläne & viel Nachhaltigkeit

Beides gewinnt in der Meetingbranche immer mehr an Boden – Personalisierung wird dabei zum Schlüssel des Erfolges, Nachhaltigkeit wird zur Grundvoraussetzung

Sustainability steht heute auf der Agenda vieler Unternehmen. Das bedingt, dass auch Veranstaltungsplaner:innen gefordert sind, um ihren Kunden entsprechende Eventlocations, Dienstleister und Partner sowie Produkte anzubieten. Das ist oft einfacher gesagt als getan. Denn wo beginnt Nachhaltigkeit, wo endet sie und wie kann am besten vermieden werden, übers Ziel hinauszuschießen?

Eine zentrale Rolle spielt etwa die Wahl der Eventlocation. Diese ist nicht zwingend eine Frage des Budgets, sondern es dreht sich vieles auch um deren Erreichbarkeit mit Öffis, um Ladekapazitäten für jene, die mit E-Autos anreisen sowie deren generelle Bemühungen rund um Nachhaltigkeit. Sofern Shuttle-Services angeboten werden, sollte auf deren Umweltfreundlichkeit geachtet werden. Ein weiterer Trend bezieht sich auf die „Festivalisierung“ von Events. Sjoerd Weikamp, Inhaber und Chefredakteur des Proef Media-­Verlages, einer Plattform in der niederländischen Eventmarketingwelt, spricht sich dafür aus, „Gästen die Freiheit zu geben, ihre eigene Route durch die Veranstaltung zu planen“. Denn erst „durch die Überschneidung von Sessions und ausreichend gastronomischer Angebote erlebt der Besucher die Freiheit, seinen eigenen Plan für den Tag zu entwerfen“. Dies deckt sich laut Cvent auch mit dem Trend, dass „Teilnehmer:innen sich mehr Kontrolle über die Tagesordnung wünschen. Vorbei sind die Zeiten statischer Zeitpläne, bei denen ein Redner nach dem anderen die Bühne betritt, während die Teilnehmer:innen sitzen bleiben“.

Um mehr Nachhaltigkeit zu erreichen, sollte zudem auf Papierkarten, Programmhefte etc. verzichtet werden. Als Ersatz dafür bietet sich eine spezielle Event-App an, über die Veranstaltungsinfos upgedatet werden. Bei der Kommunikation über die App können Teilnehmer:innen zudem personalisiert werden und sie eignet sich auch perfekt, um Interaktionen während der Veranstaltung zu stimulieren. „Heute ist Personalisierung der Schlüssel“, heißt es dazu im Cvent-Beitrag über die aktuellen Trends der Meetingindustrie.

Auch die gemeinsame Nutzung von Veranstaltungen gewinnt an Bedeutung – Stichwort „Eventsharing“. Bau- und Rüstarbeiten sowie Kosten können dadurch reduziert werden. Auch die Ausstattung kann von mehreren Organisationen gemeinsam genutzt werden.

Zu guter Letzt geht es auch um Gadgets und Giveaways, die den Gästen zum Abschied überreicht werden. Hier auf Standardlösungen zu setzen ist nicht der richtige Weg. Vielmehr sollte auf den Nutzwert geachtet werden. Am besten ist die Annäherung über die Frage, was die Teilnehmer:innen einer Veranstaltung wirklich benötigen und ob eine nachhaltige Nutzung möglich ist.