Die größtmögliche Sicherheit steht an erster Stelle

Mag. Alexandra Kaszay, Bild: © HOFBURG Vienna / Jana Madzigon

Mit ihrer Kombination von Hightech und Tradition verfügt die HOFBURG Vienna über eine einzigartige USP (unique selling proposition) – in den aktuell besonders herausfordernden Zeiten kommt ein weiterer Aspekt hinzu 

Seit zwei Jahrzehnten gehört Mag. Alexandra Kaszay zum Top-Management der HOFBURG Vienna, seit sieben Jahren steht sie als Geschäftsführerin an deren Spitze. Mit jährlich über 300 Veranstaltungen und rund 320.000 Gästen gelang es ihr und ihrem Team stets hervorragend, die HOFBURG Vienna im globalen Wettbewerb als führendes Veranstaltungszentrum Europas zu behaupten. Jetzt werden die Karten neu gemischt. Nicht nur in Wien, in Österreich und Europa, sondern weltweit. Ob und welche Trümpfe das HOFBURG
Vienna-Team in seinen Händen hält, um auch in Zukunft zu performen, darum ging es im Interview mit Mag. Alexandra Kaszay. 

ACB MAGAZIN: Wie sieht es mit dem Neustart von Veranstaltungen in der HOFBURG Vienna aus? Und wie wurde dieser durch die Mitte September erfolgten Maßnahmen über den Haufen geworfen, mit denen es wieder zu einer Reduktion der maximalen Personenzahl auch bei Großveranstaltungen kam?

Kaszay: „Wir haben uns in der HOFBURG Vienna auf die völlig neuen Rahmenbedingungen eingestellt. Mit neuen Formaten gilt es die Eventbranche wieder zu beleben. Das Präventionskonzept sowie maßgeschneiderte Lösungen für ein ‚sicheres Tagen und Konferieren‘ liegen vor, um Veranstaltungen in der Hofburg Vienna unter strengster Berücksichtigung der Sicherheits- und Hygienevorgaben durchzuführen. Wir haben die Größe, die es möglich macht, für Gäste den Abstand zu wahren!

Dies bestätigte sich bereits beim Westbalkan-Gipfel, zu dem sich Innenminister aus 18 europäischen Ländern in der HOFBURG Vienna eingefunden haben. Vertreter Bulgariens und Rumäniens waren aufgrund der Reisebeschränkungen sowie 6 weitere Minister von Westbalkanstaaten per Video-Stream zugeschaltet. Neueste Technologien tragen dazu bei, lokale Veranstaltungen digital zu erweitern.Die Festsäle der Hofburg bieten also optimale Bedingungen für flexible Raumkonzepte und die Einhaltung der Mindestabstände hinsichtlich Personendichte. Qualifiziertes Einlass- und Auslass-Management sowie die entsprechende Besuchersteuerung minimieren potenzielle Infektionsrisiken.“ 

ACB MAGAZIN: Kurz vor der neuerlichen Zäsur im September ging in der HOFBURG Vienna die Fachmesse für haptische Werbung und visuelle Kommunikation, „marke(ding) 2020“, über die Bühne. Kamen die erwarteten 2.000 TeilnehmerInnen? Und welche Erfahrungen wurden mit dieser Messe gemacht, die sich unter den aktuellen Rahmenbedingungen für künftige Veranstaltungen verwerten lassen? 

Kaszay: „Am 2. September 2020 durften wir die marke[ding] zum 10-jährigen Jubiläum in den Festsälen herzlichst willkommen heißen! Österreichs größte Fachmesse für haptische Werbung präsentierte an die 130 Aussteller mit den neuen Trends aus der Welt der Werbemittel und visuellen Kommunikation. Es waren etwa 1.000 Besucher vor Ort, eine überaus gute Teilnahme auf Grund der derzeitigen Situation. Der Veranstalter zeigte sich sehr zufrieden, wie aus dem Statement von marke[ding]-Geschäftsführer Martin Zettl hervorgeht: 

ACB MAGAZIN: Unter dem Strich bleibt aber eine Halbierung der Besucherzahlen … 

Kaszay: „Die Anzahl der physischen TeilnehmerInnen wird künftig auf Grund eventueller weiterer Reisebeschränkungen und der Abstandsgebote und des damit verbundenen
Anstiegs des Flächenbedarfs sinken. Die Verlangsamung der Teilnehmerströme und Gruppenminimierung wird durch flexible Raumkonzepte und innovativen Technologien in unserem Hause ermöglicht.  

ACB MAGAZIN: Ein wichtiger Bereich der HOFBURG Vienna sind die zahlreichen Bälle, die traditionell
12 % des Umsatzes ausmachen, sowie als Eigenveranstaltung der HOFBURG Silvesterball mit 10 % Umsatzanteil. Der wurde für heuer bereits abgesagt. Wie steht es um die anderen Bälle, mit deren Organisatoren Sie sich Mitte September zu einem inoffiziellen „Ballgipfel“ getroffen haben? 

Kaszay: „Es gab ein Treffen der Veranstalter der Wiener HOFBURG Bälle und es zeichnet sich ab, dass es keine Ballsaison 2021 geben wird, wie wir sie alle bisher gewohnt waren und auch lieben gelernt haben. Wir alle müssen uns den Rahmenbedingungen und den Vorgaben COVID-19 konformer Veranstaltungen stellen.“  

ACB MAGAZIN: Im Covid-19 Update für Ihre KundInnen sprechen Sie von einer ‚monatelangen Online-Interaktion‘, mit der die Kontakte aufrechterhalten wurden. Wie funktioniert aktuell die Kommunikation mit Ihren KundInnen und welche Schwerpunkte werden Sie diesbezüglich in den kommenden Monaten setzen?

Kaszay: „Die schwere Planbarkeit während der letzten Monate führte zu zahlreichen Veranstaltungsverschiebungen. Dies erforderte selbstverständlich den regelmäßigen Kontakt mit unseren KundInnen. In der ersten Phase lief da sehr viel online bis hin zu virtuellen Begehungen mit unserem Sales-Team. Doch es gibt auch vor Ort Site Inspections mit den entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen. 

Wichtig ist, dass wir laufend in enger Abstimmung mit den verantwortlichen Magistratsstellen Wiens für die Freigabe von Veranstaltungen in unserem Hause stehen. Als Grundlage dienen dazu das vorliegende, behördlich abgesegnete Präventionskonzept unseres Hauses sowie die Erstellung von Saalplänen mit entsprechend umgesetzten COVID-19 Vorgaben für die jeweilige Veranstaltung.“

ACB MAGAZIN: In „normalen“ Jahren erwirtschaftet die HOFBURG Vienna inkl. OSZE einen Nettoumsatz von 10 bis 11 Mio. Euro (rund drei Fünftel davon aus dem Bereich „Konferenzen und Firmentagungen“), bringt es auf etwa 300 Veranstaltungen und ca. 320.000 Gäste aus aller Welt. Von welchen Werten gehen Sie für heuer aus, womit rechnen Sie für 2021 und wann sehen Sie ein „back to normal“? 

Kaszay: „Im Jahr 2020 müssen wir mit einem Verlust von ca. 85% des Jahresumsatzes rechnen. Eine Bewertung für das Jahr 2021 ist aus heutiger Sicht nahezu unmöglich, wenngleich wir davon ausgehen, dass mit einer langsamen wirtschaftlichen Erholung erst ab Mitte 2021 zu rechnen sein wird – vorausgesetzt ein Medikament gegen COVID-19 wird auf den Markt gebracht. Dies könnte dann nach einer längeren Phase wieder ein ‚back to normal‘ sein.“

ACB MAGAZIN: In den zurückliegenden Jahren haben Sie viel in Hightech investiert. Inwieweit hilft das der HOFBURG Vienna bei der Veranstaltung von Hybrid-Meetings? Wie gut kommen diese bei Ihren KundInnen an? 

Kaszay: „Wir haben bereits in der Vergangenheit die Technologie für Hybrid-Meetings angeboten. Mit dieser erweiterten Dimension der Live-Kommunikation bleibt der Live-Charakter eines Events erhalten und kann um einen enormen Multiplikationsfaktor bereichert werden.  

Durch diese Form lassen sich Reichweiten, Interaktivität und Kommunikation im Rahmen einer Veranstaltung in der HOFBURG Vienna multimedial wesentlich vergrößern. Es ermöglicht TeilnehmerInnen weltweit, virtuell am Event teilzunehmen und sich auch ‚live‘ einzubringen, selbst wenn sie physisch nicht vor Ort sein können. Die Kombination von Präsenzveranstaltungen und Digital-Live Events zeichnet sich immer stärker ab und wird von unseren VeranstalterInnen als Chance gesehen.“

ACB MAGAZIN: Jede Krise bietet Chancen, so auch die aktuelle. Welche sehen Sie für den MICE-Bereich insgesamt und welche speziell für den Standort Wien und für die
HOFBURG Vienna? 

Kaszay: „Wien muss zu den sichersten Destinationen Europas gehören. Dies wird sich als wichtiges Asset in der Positionierung beim internationalen Reisepublikum erweisen. Ausreichende Sicherheitsmaßnahmen, gute Gesundheitsinfrastruktur und möglichst wenig COVID-19 beeinträchtigt zu sein, muss unser vorrangigstes Ziel sein. 

In Hinblick auf die HOFBURG Vienna, wie vorhin erwähnt, die Erweiterung von Veranstaltungen vor Ort mit digitalen Technologien sind zukunftsweisend. Gleichzeitig ist zu beobachten, dass die emotionale Bindung an Bedeutung gewinnt. Menschen sehen sich nach ‚face to face‘-Meetings, Networkings und eindrucksvollen Impressionen. Hier spielt die einzigartige Atmosphäre der Festsäle eine wichtige Rolle, die mit entsprechenden
Sicherheitsmaßnahmen und COVID-19 konformen Maßnahmen eine Teilnahme bei Veranstaltungen ermöglicht. Wie schon eingangs erwähnt: Wir haben die Größe, die es möglich macht, den Abstand zu wahren!“ 

ACB MAGAZIN: Wie sieht es für die kommenden Monate aus? 

Kaszay: „Firmenanfragen für exklusive Bankette in kleinem aber sicheren Rahmen sowie Kick-off Firmenevents zu Beginn des Jahres 2021 liegen vor, jedoch ist alles selbstverständlich abhängig von den einzuhaltenden Vorgaben der Bundesregierung und der Erlaubnis COVID-19 konforme Veranstaltungen durchführen zu können.