Digitaler Messe-Meilenstein mit Avataren & Videochats

Die Innovationsagentur für Locations Goin‘ Places startet Anfang 2023 „FAIR EVENT“, Österreichs erste digitale Messe für die Eventbranche

Zwischen Wunsch und Wirklichkeit liegen oft Welten. Ein Beispiel dafür stellt die Digitalisierung auch in der Event- Messe- und Kongressbranche dar. Denn anders als die vielen erfolgreichen Initiativen und Umsetzungen glauben machen, ist die Bereitschaft der Branche, in größerem Stil in digitale Fortschritte zu investieren, noch enden wollend. „Es herrscht leider noch allzu oft Skepsis und auch das Produkt ist sehr erklärungsbedürftig“, nennt Katharina Zehender, Geschäftsführende Gesellschafterin von Goin‘ Places, die Gründe.

Das Mitglied des ACB (Austrian Convention Bureau) hat die Corona-Pandemie deshalb dazu genutzt, neue Produkte – wie digitale Events und Messen – zu entwickeln, die in ihrer virtuellen Funktionalität sowie im Hinblick auf die Konformität bezüglich auf DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) einzigartig sind. Jetzt krönt Katharina Zehender all dies mit einem zusätzlichen Highlight: Mit „FAIR EVENT“, der 1. digitalen Messe für die Eventbranche.

Digitaler Meilenstein

Start dieses – laut Goin‘ Places-Chefin „Meilensteins in Richtung Digitalisierung“, der 24/7 an 365 Tagen im Jahr zur Verfügung steht – ist im Jänner 2023. Zielgruppen sind Endkund*innen und Expert*innen aus der Eventbranche. Die Messe bietet durch ihre Digitalität Möglichkeiten zur interaktiven Kommunikation mit den Teilnehmer*innen. Ebenso ist die individuelle Gestaltung der Inhalte gegeben. Das Ausstellerdashboard wiederum lässt Änderungen rund um die Uhr zu.

Abgerundet wird „FAIR EVENT“ durch zwei Live-Tage (diese sind terminlich noch zu fixieren) mit branchenrelevantem Content zur aktiven Teilnahme (Rahmenprogramm, Live-Einstiege, aktive Besucherakquise), die für zusätzliche Reichweite sorgen. Diese Live-Programm werden auch gestreamt, um zusätzlichen Traffic auf die Seite zu holen. An diesen Tagen sind auch die „FAIR EVENT“-Aussteller live anwesend.

Alles wie bei Präsenz-Messen

Der Zutritt für Besucher*innen (sie sind in die zwei Gruppen Endkund*innen und Branchenteilnehmer*innen gefiltert) zur virtuellen Messe „FAIR EVENT“ erfolgt wie bei einer Live-Veranstaltung über ein Eingangsportal mit Infopoint und Zeitungskiosk inklusive Kaffeehaustischen, wo sie sich online in Branchenmagazine vertiefen können. Katharina Zehender: „Der Kunde wird dort abgeholt, wo er ist. Wir überprüfen bei der Anmeldung im Hintergrund, ob von der Besucherseite her die technischen Voraussetzungen für 3D gegeben ist, also ob und welche Grafikkarten bzw. Internetverbindungen gegeben sind.“ Falls dies nicht ausreichend sein sollte, wird die Plattform automatisch in 2D angezeigt.

Hinter dem Eingangsportal öffnen sich verschiedene Ausstellungshallen, deren Aussteller aus den Bereichen Locations und Hotels, Catering, Agenturen, Technik- und Messebauanbieter, Ausstatter, Interessensvertretungen sowie Dienstleister stammen. Katharina Zehender: „Sie kommen aus allen Bereichen der Veranstaltungsbranche und werden thematisch in Räumen zusammengefasst.“ Je nach Wunsch kann dieser digitale Messestand in einer der drei Größen (small, medium oder large) oder völlig individuell ausgestaltet werden.

Ergänzt wird die virtuelle Messe durch zwei Bühnen mit Präsentationsmöglichkeiten für Speaker*innen, Moderator*innen, Künstler*innen sowie Bands. Deren Präsentation kann entweder in Form eines 2D-Videos geschehen oder als 3D-„Chroma Key“, bei dem beliebige Hintergründe eingeblendet werden. Alles ist 24/7 abrufbar.

Dazu kommt bei „FAIR EVENT“ noch eine Bibliothek, die als Nachschlagebereich für Themen rund um Veranstaltungsgesetze, Corona-Regelungen, Sachverständigen-Gutachten etc. fungiert. Überall sind auch Werbeflächen im 2D- und 3D-Bereich möglich.

Avatar oder auch nicht

Ein weiterer Vorteil der virtuellen Messe „FAIR EVENT“ liegt laut Katharina Zehender darin, dass die durchgehende Online-Konsuma­tion von Inhalten mit und ohne Interaktion möglich ist. Ist letztere gewünscht, können Teilnehmer*innen und Austeller in die Rolle von Avataren „schlüpfen“. Das sind künstliche Personen bzw. Grafikfiguren, die bestimmten User*innen in der virtuellen 3D-Welt zugeordnet werden. Bei „FAIR EVENT“ können diese Avatare entweder aus Vorlagen ausgewählt oder persönlich erstellt werden.

Um zu kommunizieren, müssen Besucher*innen und Austeller nicht zwangsläufig als Avatare auftreten. Sie können dies auch mittels Terminvereinbarungen, Text- oder Videochat tun. Um die Hürde aber möglichst niedrig zu halten, bietet Goin‘ Places in Kürze spezielle Tutorials, um sich an den Umgang mit Avataren zu gewöhnen und sich sicher auf der Plattform bewegen zu können.

Maximal 8,65 Euro pro Tag

Was kostet die Teilnahme an „FAIR EVENT“ für Aussteller? Die Jahresleistung „Standard“ umfasst die Onlinedarstellung, beliebige Content-­Änderungen, Terminvereinbarungen sowie Video Calls an 365 Tagen 24 Stunden täglich und kostet netto 2.200 Euro. Betriebe, die auf der Eventlocation-Plattform „Venue Finder“ von Goin‘ Places vertreten sind (www.venuefinder.at ist eine Suchplattform für Locations mit optionaler 3D-Einbindung), zahlen entweder 2.000 Euro (bei Basic Listing) oder bei VRame Web Listing 1.800 Euro (jeweils netto), so sie zusätzlich als VRame Web-Partner von Goin‘ Places fungieren. Katharina Zehender: „Bei VRame handelt es sich um ein innovatives Sales- und Planungstool, das unseren Venue­ Finder ergänzt, mit dem dann in Echtzeit virtualisierte Räumlichkeiten dargestellt, eingerichtet oder umgebaut werden können, deren Veränderungen live auf einem Bildschirm, im Web oder mittels VR-Brille sichtbar sind.“

Zu oben genannten Kosten kommen noch die Standgebühren dazu. Im Falle von „ONE WAY“ (die Interaktion kann in diesem Fall nur durch Teilnehmer*innen, nicht aber durch Aussteller initiiert werden) belaufen sie sich auf 757 Euro netto. Für „VenueFinder“-Betriebe fallen nur 575 Euro an (Basic Listing), bei VRame Web Listing 375 Euro (jeweils netto). Entscheiden sich Aussteller für die Version „MULTI WAY“ (die Interaktion kann zusätzlich zu den Besucher*innen auch von Ausstellern initiiert werden), belaufen sich die Standgebühren auf 957 Euro (Standard), 775 Euro („VenueFinder“) und 575 Euro („VRame Web“), jeweils netto.

Alles in allem fallen in der kostspieligsten Version 3.175 Euro an. Das sind rund 8,65 Euro pro Tag. In der günstigsten Variante sind es um 1.000 Euro weniger (umgerechnet 5,91 Euro pro Tag). Die Preise für die FAIREVENT wurden für den Start sehr knapp kalkuliert, um den Partnern mit attraktiven Konditionen einen günstigen Einstieg in die digitale Messe zu ermöglichen. Somit sind für das 2. Jahr Preisanpassungen zu erwarten, da die Plattform kontinuierlich weiterentwickelt wird.

Von Bonus bis „Drag & Drop“

Als Anmeldebonus sowie im Falle von „bring your friends“ gewährt Goin‘ Places jeweils zwei Monate hindurch gratis 3D- oder 2D-Banner. Ergänzt wird das erwähnte Pricing noch durch diverse Kombinationsangebote und Rabatte (bis zu 20  %). Aussteller entscheiden selbst, wie sie sich auf der Plattform präsentieren möchten. „Jeder kann verwenden, was er schon hat, egal ob Videos, Bilder, PDFs, 3D-Scans oder 3D-Räume“, betont Katharina Zehender.

Die drei vordefinierten Standgrößen (small, medium oder large) können von ihnen einfach mittels „Drag & Drop“ (anklicken, verschieben, loslassen) in einem eigenen Aussteller-Dashboard befüllt werden. Änderungen sind dabei unbegrenzt oft möglich. Katharina Zehender: „Möchte jemand optisch einen komplett individuell gestalteten Stand, geht dies natürlich auch.“

Goin‘ Places unterstützt alle Aussteller übrigens jederzeit bei Erstellung und Befüllung des Contents. Zehender: „Grundsätzlich ist aber alles so aufgesetzt, dass auch Personen mit wenig Erfahrung damit umgehen können.“ Zusätzlich gibt es ab Oktober regelmäßige kostenlose Tutorials (wie bereits beim Umgang mit den Avataren), in deren Rahmen Goin‘ Places Ausstellern mit Tipps zur Seite steht.

Nicht ersetzen, sondern bereichern

Was Katharina Zehender besonders freut, ist die Tatsache, dass die Plattform in Österreich programmiert wurde und wie eingangs erwähnt als zu 100  % DSGVO-konform gilt. Darüber hinaus agiert „FAIR EVENT“ rein webbasiert, weswegen weder von Besucher*innen noch von Austellern keine wie immer gearteten Tools heruntergeladen werden müssen.

Fest steht für Katharina Zehender, dass sich das Planungsverhalten der Kund*innen „durch verschiedene äußere Einflüsse verändert hat: „Man arbeitet meist nicht mehr zwischen 8:00 Uhr und 17:00 Uhr und auch nicht immer vom Office aus.“ Messebesuche der herkömmlichen Art seien zudem ein Luxus, den sich viele nicht mehr leisten können bzw. wollen. Genau dort setzt die Goin‘ Places-Chefin an: „Die Plattform ‚FAIR EVENT‘ ersetzt keine Präsenzveranstaltungen – aber wir bereichern sie!“ office@goinplaces.at, www.fairevent.at