Entscheidungsfaktoren für die Destinationswahl und welche Rolle das Convention Bureau spielt

„Wie können alle Teilnehmer*innen eines internationalen Großkongresses in einer Destination untergebracht werden, die nicht die nötige Bettenkapazität (in einer Unterbringung) vorweisen kann?“ So lautete die ursprüngliche Fragestellung der Masterarbeit von Absolventin Laura Genero, die in den letzten Jahren wohl in Anbetracht der leeren Hotelbetten, wenig ausgelasteten Tourismusdestinationen und verschobenen Großveranstaltungen sowie internationalen Kongressen laut der Masterandin „realitätsferner nicht klingen könnte“.

Im Oktober 2019 war dies jedoch aufgrund der stetig steigenden Teilnehmerzahlen bei Großkongressen in Tirol eine berechtigte Fragestellung, mit welcher sich das Convention Bureau Tirol befasste – auch wenn dies sich im Laufe der Arbeit aufgrund der steigenden Coronazahlen und den ergriffenen Schutzmaßnahmen sehr veränderte.

Die Meeting-Industrie in Tirol entwickelte sich im Lauf der letzten zehn Jahre stets positiv, wie dem Meeting Industry Report Austria Report zu entnehmen ist. Doch während dieses stetige Wachstum auf einen weiteren Anstieg schließen lässt, steht die Industrie zurzeit in einem noch nie dagewesenen Umbruch mit weitreichenden Veränderungen. Bedingt durch die anhaltenden Corona-Krise, welche die Veranstaltungsbranche weltweit bereits seit März 2020 zum Erliegen brachte, beschäftigt sich die Eventindustrie mit neuen Konzepten zu virtuellen Meetings und Kongressen sowie der Reduzierung auf ausgewählte, regionale und nachhaltige Events mit beschränkten Teilnehmerzahlen.

Wahl der Destination und die Bedeutung von Convention Bureaus

In dieser herausfordernden Zeit gilt es daher mehr denn je, Einflussfaktoren neu zu bewerten und etablierte Rollen neu zu definieren. Daher untersuchte Laura in ihrer Arbeit, welche Einflussfaktoren die Wahl einer Destination als Austragungsort einer Veranstaltung bestimmen und welche Rolle ein Convention Bureau bei der Destinationswahl spiele bzw. welche Leistungen am wichtigsten erachtet werden.

Ermittlung der Entscheidungsfaktoren in der Destinationswahl

Die empirische Studie baute dabei auf das Konzept „A General Conceptual Model of the Site Selection Process“ (Crouch & Ritchie, 1997, S. 61) von Crouch und Ritchie, welche in ihrer Grundlagenforschung bereits 1997 die wichtigsten Destinationsselektionsfaktoren, die bei der Wahl des Austragungsortes von Kongressen ausschlaggebend sind, definierten und in acht Gruppen mit insgesamt 36 Faktoren zusammenfassten. Ebendiese untersuchte die Masterandin erneut, anhand der Beispieldestination Tirol. Mittels eines teilstandardisierten Online-Fragebogens untersuchte sie die Bewertung der Destinationsselektionsfaktoren durch die Eventveranstalter und Partner des Convention Bureaus Tirol. Insgesamt konnten 202 Fragebögen quantitativ ausgewertet werden. Mithilfe verschiedener quantitativer Testverfahren wurden Ränge gebildet und Hypothesen getestet.

Sicherheit und Kapazität als Hauptkriterien

Eines der Hauptergebnisse der empirischen Studie war die Bewertung der Destinationsselektionsfaktoren durch die Eventveranstalter. Die Veranstalter bewerteten dabei die Sicherheit der Destination am höchsten, gefolgt von ausreichend Hotelkapazität vor Ort, Zeitaufwand, um die Destination zu erreichen und weiteren (siehe nachfolgende Tabelle 1).  

Die ursprüngliche Alltagshypothese des Convention Bureau Tirol, dass die Veranstalter aufgrund unzureichender Bettenkapazität in einem Hotel auf andere Destinationen ausweichen, konnte jedoch nicht bestätigt werden.

Die Rolle des Convention Bureaus wurde als Mittler zwischen den Stakeholdern der Destination und den Veranstaltern bestätigt. Die Serviceleistungen eines Convention Bureaus wurden ebenfalls durch eine 5-Punkteskala bewertet und in eine Rangfolge gebracht. Dabei wurden die Netzwerkleistungen, wie z.B. „Inspiration für Rahmenprogramm“, „Weiterempfehlung […]“ und „Qualitätskontrolle der Leistungsträger“ am höchsten bewertet. Im Nachhinein wurden diese zur besseren Übersicht der Leistungsarten in die drei Kategorien „Netzwerk-Leistungen“, „Agentur-Leistungen“ und „Informations-Leistungen“ gruppiert.

Ergebnisse, nächste Schritte und weitere Forschungsansätze

Als Schlussfolgerung und Grundlage für weitere Forschungsarbeiten wurde ein adaptiertes Convention Site Selection Model entworfen sowie eine konkrete Handlungsempfehlung zur Erweiterung des bestehenden Venue-Finders des Convention Bureau Tirols erarbeitet. In einer weiteren Forschungsarbeit sollten auch die fünf Schritte des Entscheidungsprozesses der Veranstalter im Convention Site Selection Process untersucht werden.

Masterarbeit eingereicht am MCI Management Center Innsbruck in Kooperation mit dem Convention Bureau Tirol von Laura Genero.