Fünf „Business Opportunities“ für die Zukunft von Business-Events

Die Ergebnisse des jüngsten Forschungsschwerpunkts vom Innovationsverbund „Future Meeting Space“ liegen jetzt vor – 2025 geht es um KI und den demografischen Wandel

Das German Convention Bureau (GCB) und das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (Fraunhofer IAO) haben Ende Jänner 2025 im Rahmen des Innovationsverbundes „Future Meeting Space“ (FMS) in einem Online-Event mit über 500 Teilnehmer:innen die Ergebnisse ihres Forschungsschwerpunkts 2024 präsentiert. Dabei ging es laut Matthias Schultze, Managing Director des GCB, und Tilman Naujoks von Fraunhofer IAO um die Frage, welche Standards und Prozesse im Ökosystem von Business Events künftig bestehen bleiben, welche verschwinden werden und welche neu entstehen. Das ACB Magazin hat vor einem Jahr (Ausgabe 2024/01) die Arbeit angekündigt, die unter dem Motto „Neue Potenziale & zeitlose Klassiker: Business Events in einer transformativen Welt“ lief.

Zunächst wurde eine Reihe von insgesamt 13 Megatrends als Treiber des Wandels genauer unter die Lupe genommen, von der Automatisierung bis zur Urbanisierung. „Künstliche Intelligenz (KI), Nachhaltigkeit oder der demografische Wandel scheinen uns als Einflussfaktoren bereits bekannt. Es ist aber unabdingbar, diese Faktoren in einem größeren Kontext zu betrachten und weitere mögliche Treiber zu identifizieren“, so Dr. Stefan Rief, Leiter des Forschungsbereiches „Organisationsentwicklung und Arbeitsgestaltung“ am Fraunhofer IAO.

Erfolgspotenziale erkennen und nutzen

Die zentrale Frage „Was kommt, was geht, was bleibt?“ diskutierte bei dem Präsentations-Event das interdisziplinär besetzte Expert:innen-Panel, dem neben dem Astrophysiker Dr. Tobias Moldenhauer (CEO und Gründer von der auf KI- und Datenlösungen in der Messe- und Konferenzbranche spezialisierten Firma sci-an), auch die Unternehmensberaterin Leonie Müller sowie Mathias Sondermann (Senior Director Experience Excellence des Softwarekonzerns SAP) angehörten. Das Trio besprach im Generationentalk die Ergebnisse.

Der stärkste Impact wurde dabei bei den Megatrends Individualisierung und Selbstverwirklichung, Konnektivität, New Work und Work-Life-Integration sowie bei Automatisierung und KI festgestellt. Matthias Schultze: „Dort, wo der Einfluss am stärksten bewertet wurde, haben wir neue Business Opportunities abgeleitet, die die Zukunft von Business-Events nachhaltig gestalten können.“

Fünf Geschäftsmöglichkeiten in der „Heatmap“

EventTwin: Diese Softwarelösung (App oder Plattform) erstellt die digitalen Zwillinge von Veranstaltungsräumen und ermöglicht eine Visualisierung bzw. Monitoring in Echtzeit. Ebenso werden Raumplanung und Ressourceneinsatz optimiert, Besichtigungen vor Ort durch virtuelle Rundgänge ersetzt und es wird die sofortige Anpassung von Planungsänderungen ermöglicht. Service-­Roboter übernehmen dabei automatisch die Einrichtung nach digitalen Vorgaben.

SustainPoints: Hier handelt es sich um ein Belohnungs-System, bei dem Veranstaltungsteilnehmer:innen Punkte bei einer umweltfreundliche Anreise sammeln. Diese können dann für Event-Vorteile (wie z. B. den „VIP-Zugang“, exklusive Inhalte oder Merchandising) eingelöst werden. Ziel der SustainPoints ist es, sowohl den CO2-Fußabdruck zu reduzieren als auch das Nachhaltigkeitsbewusstsein zu stärken.

ExpertDetect: Diese Identifikations- und Buchungsplattform basiert auf Peer-­Nominationen und macht Referierende und Influencer:innen mit Spezialwissen sichtbar.

InsAIght: Dabei geht es um eine mit KI arbeitende Reporting-Software, die datenbasierte Empfehlungen liefert, um zukünftige Events effizienter und zielgerichteter zu gestalten.

LearnLoop: Hier geht es um eine automatisierte Plattform, die nach Veranstaltungen personalisierte „Learning Nuggets“ und weiterführende Inhalte versendet, basierend auf den Interessen der Teilnehmenden. LearnLoop ermöglicht eine kontinuierliche Vernetzung und fördert den nachhaltigen Wissensaufbau.

Matthias Schultze: „Die jüngsten Forschungsergebnisse verdeutlichen einmal mehr, dass wir flexibel und anpassungsfähig bleiben müssen, um den sich verändernden Marktbedingungen gerecht zu werden.“ Für ihn sind die Integration von Technologie, die Berücksichtigung der Bedürfnisse unterschiedlicher Generationen und innovative Lösungen „unverzichtbare Elemente für die Zukunft von Business Events und den Erfolg“ eines Tagungs- und Kongressstandorts.

Ausblick auf 2025

In seiner nun beginnenden Forschungsphase 2025 widmet sich der Innovationsverbund „Future Meeting Space“ unter dem Titel „Demografischer Wandel trifft KI und Automatisierung: Anforderungen an und smarte Lösungen für das Öko­system Business Events“ dem Zusammenspiel von zwei Mega­trends: der KI, also der fortschreitenden Automatisierung, und dem demografischen Wandel, der zu einer alternden Belegschaft und einem zunehmenden Fachkräftemangel führt. Das Ziel der diesjährigen Forschungsphase ist es jetzt, die Schnittstellen zwischen diesen beiden Megatrends zu analysieren und Lösungen zu entwickeln, welche Organisationen dabei unterstützen, Fachkräfte effizient einzusetzen und zu entwickeln sowie gleichzeitig die Potenziale der Automatisierung zu nutzen.

Eine der zentralen Fragen lautet etwa, welche Aufgaben und Prozesse sinnvoll durch KI und Robotik automatisiert werden können, ohne die Qualität und den Erlebnischarakter von Business Events zu beeinträchtigen. Dabei werden praxisorientierte Strategien entwickelt, um die Deckungslücken im Personalbereich zu schließen und Business Events zukunftsfähig zu gestalten. Die Präsentation der Ergebnisse wird im Jänner 2026 erfolgen.