Kürzer, knackiger, emotionaler! Zukunft als gelebte Gegenwart

Die von der HOFBURG Vienna seit Jahren verfolgten Strategien haben sich in den zurückliegenden eineinhalb Jahren mehr als bewährt – State-of-the-Art zu sein, ist dabei nur einer von vielen Aspekten

Sie ist weltweit als imperiales Kongress- und Veranstaltungszentrum einzigartig: Die HOFBURG Vienna. Seit über 700 Jahren wird in ihren Räumen Geschichte geschrieben. Der Blick ist immer in die Zukunft gerichtet, auch und vor allem jetzt, wie das AUSTRIAN CONVENTION BUSINESS MAGAZIN im Gespräch mit HOFBURG Vienna-Geschäftsführerin Alexandra Kaszay feststellen durfte. Sie und das HOFBURG Vienna Team blicken zuversichtlich auf einen regen Veranstaltungsherbst im „Center of Excellence“.

Tradition & Hightech

Zunächst zu den Hard-Facts: Die Führung des Veranstaltungszentrums hat die zu 100 % private Wiener Kongresszentrum Hofburg Betriebsgesellschaft als Pächterin seit mehr als einem halben Jahrhundert inne. Vor der Pandemie gab es in der HOFBURG Vienna etwa 300 Veranstaltungen jährlich (70 % international) mit ca. 320.000 Gästen aus aller Welt. Der damit erwirtschaftete Nettoumsatz erreichte 10 bis 11 Mio. Euro.

Das Spektrum an Möglichkeiten reicht von den mit modernster Veranstaltungstechnik ausgestatteten imperialen Prunkräumen bis zum „Forum“ mit seiner Glasarchitektur oder der „Hofburg Galerie“ mit ihrer modernen Glaskonstruktion. Insgesamt stehen 35 Räume für 50 bis 4.900 Personen zur Verfügung, die sich über eine Fläche von über 17.000 m² erstrecken. Zugang bieten vier getrennt bespielbare Haupteingänge (jederzeit sind dadurch Parallelveranstaltungen mit den derzeit erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen möglich) und im Inneren sorgen sechs Aufzüge sowie drei Frachtenaufzüge für reibungslose Abläufe. Es gibt zu dem – wichtig in Zeiten wie diesen – eine Erste-Hilfe-Station und die Möglichkeit, Teststraßen für Veranstaltungsteilnehmer*innen einzurichten.

Die erwähnte State-of-the-Art-Veranstaltungstechnik reicht von Simultandolmetschanlagen (eingebaut und mobil) über digitale Tonmischpulte und Led-Effektlicht bis hin zum Highperformance WLAN im gesamten Haus, um nur einige Details aufzuzählen. „Unser Streamingstudio, digitale Interaktivität, sowie Livevoting und Teilnehmer*innenbefragungen bei Live-Veranstaltungen, sind gefragt“, betont Alexandra Kaszay.

Kleiner, feiner & intensiver

Dieser Mix kommt bei den Gästen hervorragend an. „Der Anteil an Stamm- und Wiederholungskunden mit über 70% spricht für die hohe Attraktivität des imperialen Veranstaltungszentrums“, betont Alexandra Kaszay, „das hilft auch durch schwierige Zeiten.“ In welcher Form? Kaszay: „Wir konnten in den zurückliegenden Jahren – vor der Pandemie – nicht nur mit stabilen Geschäftsergebnissen aufwarten, sondern sogar mit Steigerungen in einzelnen Segmenten punkten.“

Das Vorjahr stellte natürlich eine besondere Herausforderung dar, ebenso 2021 und auch die Folgejahre werden nicht einfach. Aber eines zeichnet sich schon jetzt ab: „Veranstaltungen werden kleiner, feiner, intensiver und dadurch auch kostbarer“, so die HOFBURG Vienna Chefin, für die klar offensichtlich ist: „Große Massenveranstaltungen werden künftig nicht so gerne besucht werden.“ Was dann? Alexandra Kaszay: „Es wird zu einer Verschiebung bei Konsum und Wahrnehmung von Konsum kommen – Qualität statt Quantität. Dies ist vielen Menschen in der Zeit der Pandemie bewusst geworden.“

Sichere Hygienekonzepte

Stichwort Pandemie: Wie sieht es in der HOFBURG Vienna mit den Hygiene- und Schutzmaßnahmen aus? „Das Präventionskonzept sowie maßgeschneiderte Lösungen für ein ‚sicheres Tagen und Konferieren‘ liegen vor“, betont Alexandra Kaszay. „Neu definierte Hygieneprozesse, Abstand und Distanz haben Einzug in die MICE-Welten gehalten.“ Die Festsäle der HOFBURG Vienna bieten ihr zufolge „optimale Bedingungen für flexible Raumkonzepte und die Einhaltung der Mindestabstände hinsichtlich Personendichte.“ So werden Saalpläne mit entsprechend umgesetzten COVID-19 Vorgaben für die jeweilige Veranstaltung erstellt. Kaszay: „Darüber hinaus minimieren qualifiziertes Einlass- und Auslass-Management sowie die entsprechenden Besuchersteuerung potenzielle Infektionsrisiken.“

Eindrucksvolle Momente schaffen

Für Alexandra Kaszay und ihr HOFBURG Vienna Team sind das alles – so wichtig Präventionskonzepte gegenwärtig auch sind – Pflichtübungen, ebenso wie die State-of-the-Art Veranstaltungstechnologie, denn: „Entscheidend für das Wesen von realen Events ist die Kommunikation, – die Informationsvermittlung, auch in Form von Atmosphäre, Emotion, Bewegung, Interaktion –, ein multisensorisches Erlebnis aus Ort/Raum, Farbe, Formen, Musik, Sprache, Kulinarik.“

Wie genau ist das zu verstehen? Kaszay: „Die Raumgestaltung und Konzeption ganzheitlicher Raumbilder haben im Rahmen von Events einen erheblichen Einfluss auf das Besucher*innenerlebnis. Der Raum und die Ausstattung schaffen nicht nur Atmosphäre, sie leiten uns, beeinflussen unser Verhalten, fördern Kreativität, erzeugen Emotionen und sind letztendlich an dem gewünschten ganzheitlichen Eindruck eines Events beteiligt.“

Das hat sich auch in den zurückliegenden eineinhalb Jahren nicht geändert, ganz im Gegenteil: „Gestern wie heute gilt: Wer Wirkung erzeugen will, muss den/die Teilnehmer*innen fesseln. Mit interaktiven Licht- und Soundinstallationen in den Festsälen der HOFBURG Vienna, werden eindrucksvolle Momente geschaffen.

Dicht gefüllter Terminplan

All das trägt dazu bei, dass die HOFBURG Vienna in diesem Herbst auf einen dicht gefüllten Terminplan blicken kann. So fand Anfang September die Fachmesse für haptische Werbung und visuelle Kommunikation „marke[ding] Wien“ statt, die unter dem Credo „Schenkt Spürsinn“ stand. Über 130 interessante Aussteller*innen mit über 10.000 Ideen präsentierten sich dabei in den Festsälen der HOFBURG Vienna.

Die Freude bei „marke[ding] Wien“-Veranstalter Martin Zettl, war groß: „Wir alle sehnen uns nach persönlichen Kontakten und nach Face-2-face Networking mit unseren Kund*innen und Geschäftspartner*innen! Menschen treffen gerne einander in einer inspirierenden Atmosphäre zum persönlichen Austausch über Fachthemen oder Produkte und Innovationen.“

Für Alexandra Kaszay bestätigt die Aussage von Martin Zettl vor allem eines: „Es gibt kein ausschließlich digitales Messeformat, welches dies ersetzen könnte, auch wenn jetzt in der Zeit der Pandemie digitale bzw. hybride Messeauftritte für Unternehmen eine Alternative sind: Präsenz zu zeigen, Kundenkontakte zu pflegen, auf individuelle Kundenbedürfnisse einzugehen und zielgruppengerecht zu kommunizieren.“

Ein weiteres Highlight war der Österreichische Zahnärztekongress Mitte September, der sich unter dem Motto „DIGITAL GENIAL“ den aktuellen Fragen und Entwicklungen zum Thema „Digitale Zahnheilkunde“ widmete. Denn die digitale Revolution macht laut Kongress Präsident Doz. Dr. Werner Lill auch vor der Zahnmedizin nicht halt und erleichtert bisher manuell ausgeführte Aufgaben, die dadurch auch schneller, billiger und vorhersagbarer werden. Auch die „papierlose Praxis“ (Termine, Formulare, Anamnese-Informationen, Recall etc.) hat in digitaler Form bereits den Praxisalltag erreicht. Abgerundet wurde das wissenschaftliche Kongressprogramm durch begleitende Workshops und Industrie Foren.

Große Vielfalt

Auch einige Messeveranstaltungen in der HOFBURG Vienna standen zu Redaktionsschluss dieser Ausgabe des AUSTRIAN CONVENTION BUSINESS MAGAZINS in den Startlöchern. So etwa die „Design District 1010“, eine Living & Lifestyle Messe, die von 8. bis 10. Oktober 2021 den ersten Bezirk Wiens in eine außergewöhnliche Design-Erlebniswelt verwandelte. „Das Wesentliche ist, gekonnt zu überraschen“, so Messe-Gründerin Sabine Jäger. Die HOFBURG Vienna fungierte dabei als Drehscheibe: rund 200 Marken präsentierten auf über 7.000 m² Design von puristisch bis klassisch. Anfang November treffen einander, so es pandemiebedingt möglich ist und alles glatt geht, Kunstliebhaber*innen bei der „Art & Antique“ in der HOFBURG Vienna. Kaszay: „Hervorragende, sowohl regional und überregional wirkende Galerien, deren Rang und Bedeutung internationalen Maßstäben standhalten, nehmen daran teil.“
 
Wie facettenreich die Vielfalt im Eventkalender der HOFBURG Vienna ist, macht der „HR Inside Summit“ deutlich, der Mitte Oktober bereits zum sechsten Mal mit inkl. HR Award-Gala in den Festsälen stattfindet. Mit knapp 2.000 Teilnehmer*innen ist er der größte HR-Event Österreichs. Es handelt sich um eine Kombination aus Fachkongress und Messe, die es den Besucher*innen ermöglicht, den Austausch mit internationalen Top-Expert*innen und nationalen Branchenkolleg*innen zu pflegen.

Österreichs Sekthersteller*innen wiederum blicken voll Freude der „Sektgala“ Mitte Oktober entgegen. Auch dort gilt als oberste Prämisse der Schutz der Gesundheit aller Gäste. Die konsequente Umsetzung sämtlicher erforderlicher COVID-19 Präventionsmaßnahmen wird den Veranstalter*innen zufolge „ein uneingeschränkt spannendes Event“ ermöglichen.

„Make it short and interesting“

Trotz dieser Vielzahl an Präsenz-Veranstaltungen werden virtuelle Events weiterhin ihre Rolle als wichtige Komponente der Branche beibehalten und die HOFBURG Vienna ist dafür bestens gerüstet. Alexandra Kaszay: „Unsere historischen Festsäle sind die perfekte Kulisse für unterschiedlichste Veranstaltungen, aber auch für virtuelle Events.“ Dreh- und Angelpunkt war beispielsweise der Zeremoniensaal bei Liveübertragungen mit einem ausgeklügelten Kamera-Set-up für Firmenpräsentationen.

Entscheidend für den Erfolg von hybriden Formaten ist eine professionelle Bildregie. Kaszay: „Es sind verschiedene Erlebnisse, wie Interaktionsmodule, für das Online-Publikum zu konzipieren.“ Gefragt sind kürzere Talks statt langandauernder Panels, knackige Ansprachen und emotionale Momente. „Make it short and inter-esting“, bringt es Alexandra Kaszay auf den Punkt. Die HOFBURG Vienna dürfte diesbezüglich, wie die Kunden-Feedbacks unterstreichen, vieles richtig machen.

www.hofburg.com