„Alle waren glücklich, dass sie sich international wieder treffen konnten“

Der EBSA Congress Ende Juli fand zum zweiten Mal nach 1971 in Wien statt – erstmals wurde er als hybrid Meeting abgehalten – das Team von Columbus / RAM Congress+Event leistete große Arbeit

Es war der erste Kongress, der in Österreichs größtem Kongresszentrum, dem Austria Center Vienna (ACV), seit Ausbruch der Pandemie stattfand: der EBSA Congress 2021, das Meeting der European Biophysical Societies‘ Association. Dass er überhaupt über die Bühne gehen konnte, war einerseits Univ.Prof. Elena Pohl (Institut für Physiologie, Pathophysiologie und Biophysik, Abteilung für Physiologie und Biophysik, VetmedUni Wien) zu verdanken (sie wurde im Zuge des diesjährigen Kongresses zur Präsidentin der EBSA ernannt), anderseits Renate Androsch-Holzer, Chefin von Columbus / RAM Congress+Event, die als PCO mit ihrem Team Großartiges geleistet hat. Das AUSTRIAN CONVENTION BUSINESS MAGAZIN bat Renate Androsch-Holzer zum Interview.

Austrian Convention Business: Wann hatte sich Wien als Austragungsort für den EBSA Kongress 2021 beworben und wann erfolgte der Zuschlag?

Renate Androsch-Holzer: „Die Bewerbung erfolgte bereits 2017. Wien wurde dann beim EBSA-Kongress 2019 offiziell als nächste Destination präsentiert.“

Austrian Convention Business: Gab es zuvor bereits EBSA-Kongresse, die als hybrid Meetings stattgefunden haben, oder stellte der Kongress 2021 in Wien diesbezüglich eine Premiere dar?

Renate Androsch-Holzer: „Nein, es gab zuvor noch keinen EBSA-Kongress als hybride Veranstaltung. Der Kongress 2021 stellte somit eine Premiere dar.“

Austrian Convention Business: Stand das ACV von Anbeginn an als Tagungsort fest oder erfolgte diese Festlegung erst später? Was waren die ausschlaggebenden Gründe dafür?

Renate Androsch-Holzer: „Das ACV stand nicht von Vornherein als Location fest. Die Würfel für das ACV sind dann 2019 durch geänderte Rahmenbedingungen gefallen und weil das ACV sehr flexibel bezüglich der Räume war.“

Austrian Convention Business: Im Vorfeld wurden von der EBSA für Wien rund 1.000 Delegierte erwartet. Am Ende waren es 435 vor Ort und 267 virtuell. Wie sind Ihrer Meinung nach diese Zahlen zu werten?

Renate Androsch-Holzer: „In Madrid, wo der EBSA-Kongress 2019 stattgefunden hat, waren rund 800 Teilnehmer*innen. Für Wien hatten sich alle mehr als 1.000 erwartet und wir haben auch unsere erste Kalkulation für 1.000 Teilnehmer*innen abgegeben. Dann kam Corona. Frau Prof. Elena Pohl war von Anfang an wie viele überzeugt, dass alles bis Sommer 2021 vorbei sein wird. Dann im Februar 2021 stellte sich die Frage, ob der EBSA-Kongress nicht rein virtuell durchgeführt werden sollte. Elena Pohl plädierte aber immer für eine Präsenz-Veranstaltung. Sie hat deshalb dann auch den Veranstalter-Schutzschirm beantragt. Bis März ist dann die hybride Variante dazugekommen.

Am Ende waren es fast 700 Teilnehmer*innen insgesamt, online und direkt vor Ort. Das war sensationell! Auch, weil wir viele nicht erreicht haben, da sie gar nicht anreisen durften. Es wollten viel mehr kommen. Einige mussten kurzfristig absagen, weil sie vom Arbeitgeber nicht die Erlaubnis erhielten oder weil in den Quellmärkten noch keine Impfungen durchgeführt wurden. Auch Teilnehmer*innen aus UK und Russland durften nicht einreisen, es war schwierig, für sie Ausnahmen zu erreichen.“

Austrian Convention Business: Werden hybride Kongresse in Zukunft das Geschehen dominieren?

Renate Androsch-Holzer: „Ich denke, dass Kongressveranstalter umdenken müssen. Mein Zukunftsbild ist, dass internationale Veranstaltungen hybride sein werden, weil sie dadurch mehr Teilnehmer*innen erreichen. Transkontinentale Flüge werden eher vermieden, diese Teilnehmer*innen werden virtuell teilnehmen. Die Kosten für solche hybriden Veranstaltungen sind natürlich höher, aber internationale Kongresse werden ohne diese Dualität nicht mehr auskommen.“

Austrian Convention Business: Auf wie hoch schätzen Sie diese Mehrkosten?

Renate Androsch-Holzer: „Das kann man nicht so genau sagen. Es ist so, wie wenn zwei Kongresse veranstaltet werden müssten … ich glaube, es wird zu keiner Verdoppelung der Kosten kommen, aber bis zu 50% des Präsenz-Preises werden für den hybriden Teil wohl durchschlagen. Das ist aber aus dem Bauch heraus geschätzt.

Austrian Convention Business: Zurück zum EBSA-Kongress. Waren anfänglich auch andere PCOs im Rennen? Was hat für Columbus / RAM den Ausschlag gegeben?

Renate Androsch-Holzer: „RAM hat 2017 mit ersten Vorbereitungen angefangen, davor gab es mit dem Vienna Convention Bureau ein erstes Bidding. Ich glaube schon, dass auch andere PCOs angefragt wurden, wir hatten mindestens einen Mitbewerber. Den Ausschlag für RAM gegeben hat, glaube ich, dass wir sehr gut überzeugen konnten, weil wir kaufmännisch eine große Expertise hatten. Im Sommer 2018 haben wir mit dem 26th ICOLD (International Commission on Large Dams) World Congress in Kombination mit dem 86th ICOLD Annual Meeting und dem ATCOLD Symposium Hydro Engineering einen großen internationalen Kongress abgewickelt. Mit der daraus gewonnenen Energie haben wir sehr beherzt und engagiert berichtet und gewusst, dass wir das können.“

Austrian Convention Business: Welche besonderen Schritte (Sicherheitsprotokoll, dessen Umsetzung etc.) waren heuer für die erfolgreiche Durchführung des Kongresses zu setzen?

Renate Androsch-Holzer: „Wir mussten ein COVID-Konzept erstellen, das teilweise auch ein Sicherheitskonzept enthielt sowie ein Hygienekonzept. Am Eingang wurden strikt die 3Gs geprüft und wir hatten ein eigenes, für den Kongress konzipiertes Wegeleitsystem.“

Austrian Convention Business: Was hat Sie als COLUMBUS/RAM Congress + Event dabei – positiv und negativ - überrascht?

Renate Androsch-Holzer: „Negativ war die Entwicklung im heurigen Jahr. Im Vorjahr haben wir noch alle geglaubt, dass, sobald es Impfungen gibt, alles vorbei sein wird. Im Februar/März war dann nicht klar, ob der EBSA Kongress im Juli überhaupt stattfinden kann. Frau Dr. Pohl hat aber immer daran geglaubt! Wenn nicht, dann wäre der Kongress zu diesem Zeitpunkt wahrscheinlich auf virtuell umgestellt worden, wie viele andere Veranstaltungen auch. Es hat uns also überrascht, wie lange wir nicht wissen konnten, wie der Kongress organisiert werden muss, ob virtuell oder hybrid. Eine Absage stand übrigens nie im Raum!

Der Zeitpunkt im Juli war natürlich ein Vorteil. Im Mai hätten wir den Kongress nie durchführen können. Woche für Woche haben wir dann die neuen Aussendungen des Gesundheitsministers studiert. Erst mit 1. Juli wurde dann erlaubt, den Kongress in dieser Weise durchzuführen. Das war sehr knapp und hat von allen ein hohes Maß an Flexibilität erfordert.“

Austrian Convention Business: Wie sind Sie damit umgegangen?

Renate Androsch-Holzer: „Bis 30. Juni hatten alle Teilnehmer*innen die Möglichkeit, kostenfrei zwischen virtuell und Präsenz zu switchen, das haben einige gemacht, auch Sprecher und Chairs und zwar in beide Richtungen. Sogar am Eröffnungstag gab es noch Änderungen! Alle waren dann glücklich, dass sie sich international wieder treffen konnten.“

Austrian Convention Business: Welche Rahmenprogramme gab es und wie liefen diese ab?

Renate Androsch-Holzer: „Offiziell gab es nur das Kongress-Dinner am letzten Abend als Einladung des
Wiener Bürgermeisters, ein Heurigenabend, und am ersten Abend fand die Welcome-Reception im ACV statt. Dazwischen trafen sich die Teilnehmer*innen noch täglich von 17 bis 19 Uhr auf Poster-Sessions mit Wein und Snacks.“

Austrian Convention Business: Welche Erfahrungen konnten rund um den EBSA-Kongress gewonnen werden, die in die künftige Arbeit von COLUMBUS/RAM Congress + Event einfließen werden?

Renate Androsch-Holzer: „Wir haben viel gelernt bezüglich Hybrid-Veranstaltungen und wieder einmal, wie wichtig Kommunikation ist. Ebenso gelernt haben wir, dass es wichtig ist, auf gewissen Entscheidungsfristen zu bestehen. Wir hatten bei diesem Kongress aufgrund der Umstände viele kurzfristige Entscheidungen zu treffen. Das wollen wir in Zukunft vermeiden.“

Austrian Convention Business: Welches sind die nächsten großen Kongresse, die für COLUMBUS/RAM Congress + Event ins Haus stehen?

Renate Androsch-Holzer: „Neben einigen Corporate Tagungen steht heuer noch der 19. Kongress der Österreichischen Gesellschaft für Notfall- und Katastrophenmedizin am 6. und 7. Dezember auf dem Programm, eine nationale Tagung mit 400 Teilnehmer*innen vor Ort und 100 virtuell. Er wird in der Messe Wien stattfinden. Auch für 2022 laufen bei uns die Vorbuchungen sehr gut, wir haben einige Kongresse ‚on the books‘. Es wird meiner Meinung nach ein Transitjahr werden, mit reduzierten Teilnehmerzahlen. Viele sind vorsichtig und extrem kurzfristig. Das betrifft auch die Sponsoren. Beim EBSA-Kongress kamen in den letzten zwei Wochen vor der Veranstaltung noch Sponsoren und sogar zwei Tage vor Beginn haben wir noch ein Sponsoring gewonnen!“

EBSA Kongress

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