Die Gestaltung lebendiger Präsenz-Kongresse unter Berücksichtigung von Covid-19-Bedingungen

Ohne Zweifel gibt es einen starken Aufschwung digitaler Formate in der Veranstaltungsbranche, der durch die Coronapandemie verstärkt zur Verlegung von analogen Kongressen in den virtuellen Raum geführt hat

Die 2020 verfasste Bachelor-Gewinnerarbeit bei der Best Meeting Thesis Austria des Austrian Convention Bureau leistet Hilfestellung, wie physische Kongresse gestaltet werden können, so dass diese von Teilnehmer*innen auch unter Covid-19 Einschränkungen gegenüber einer virtuellen Teilnahme bevorzugt werden.

Ziel der Arbeit war es, konkrete Möglichkeiten von Kongressveranstalter*innen für die Gestaltung lebendiger Präsenz-Kongresse in Österreich bis zu 500 Personen unter veränderten Covid-19-Rahmenbedingungen aufzuzeigen. Die Erkenntnisse sollen die österreichische Kongress- und Tagungsbranche bei der Umsetzung analoger Veranstaltungen während und nach der Covid-19-Pandemie dabei unterstützen, die Notwendigkeit und Bedeutung von lebendigen Formaten hervorzuheben.

Anforderung an Präsenz-Kongresse und USPs

Die Basis der Arbeit bildete der theoretische Teil, in dem zunächst konkrete Anforderungen der Teilnehmer*innen an lebendige Präsenz-Kongresse sowie Faktoren, die dessen Besuch einzigartig machen, festgestellt wurden. In weiterer Folge wurden analoge und virtuelle Formate miteinander verglichen und untersucht, welche Vor- und Nachteile bei der Verlegung von Präsenz-Veranstaltungen in den virtuellen Raum zu beobachten sind. Spezifisch wurde dabei in Frage gestellt, ob Teilnehmer*innen künftig zu einer persönlichen Anwesenheit animiert werden müssen, und ob ein Aussterben von Präsenz-Kongressen stattfinden wird.

Davon ausgehend wurde eine qualitative empirische Untersuchung in Form von fünf leitfadengestützten Expert*innen-Interviews durchgeführt. Bei der Auswahl wurde Wert auf unterschiedliche Perspektiven gelegt, so kamen die Expert*innen aus den Bereichen Sicherheit auf Veranstaltungen, analoge, hybride bzw. virtuelle Kongressveranstaltung sowie Innovations- und Netzwerkforschung.

Relevanz von Wissensaustausch und Networking

Aus den theoretischen Grundlagen der Arbeit ging hervor, dass ein Kongress nicht länger bloß eine Veranstaltung ist, sondern eine stets verfügbare Plattform für Wissensaustausch und Networking darstellt, dessen Inhalte und Erlebnisse nachhaltig in Erinnerung bleiben sowie langfristig inspirieren sollen (Bühnert, 2017, S. 365- 366), (MCI, 2019, S. 12). Faktoren, die den Besuch eines Präsenz-Kongresses einzigartig machen sind:

• Interaktion, Partizipation & innovative Programmstrukturen
• Erlebnisse & Emotionen
• Flexible Raumkonzepte
• Einzigartige Location
• Persönliche Begegnung

Dabei konnte eine deutliche Diskrepanz zwischen Theorie und Empirie bezüglich Definition und Notwendigkeit der lebendigen Gestaltung dieser Faktoren beobachtet werden. So wird der Lebendigkeit in der Praxis noch nicht so viel Aufmerksamkeit geschenkt, wie in der Theorie erwünscht. Außerdem ging eindeutig hervor, dass Präsenz-Kongresse nicht ersetzt werden können, jedoch einen entscheidenden Mehrwert gegenüber virtuellen Alternativen bieten müssen, um bevorzugt besucht zu werden. Digitale Formate sollen ergänzend sowie in perfekter Balance zum Präsenz-Kongress eingesetzt werden, um Lebendigkeit zu garantieren, die einen echten Mehrwert bietet.

Die veränderten Rahmenbedingungen durch die Corona-Pandemie erschweren dies erheblich, doch unter bestimmten Voraussetzungen gibt es dennoch Möglichkeiten für die Gestaltung lebendiger Präsenz-Kongresse. Daraus ergab sich das folgende Spannungsfeld welches die Ergebnisse der Empirie zusammenfasst. Ebene 1 zeigt die vier Voraussetzungen für eine lebendige Gestaltung unter Covid-19-Einschränkungen. Daraus ergeben sich vier Herausforderungen für Veranstalter*innen. Auf Ebene 3 werden die wichtigsten Feststellungen aus der Empirie in Bezug auf die Entwicklung der Branche zusammengefasst, die schließlich zu sechs konkreten Möglichkeiten der lebendigen Gestaltung führen:

• Präventionskonzepte, die Sicherheit & Lebendigkeit ermöglichen
• Ausgeklügelte Teststrategien
• Positive & humorvolle Kommunikation einer sicheren Veranstaltung
• Das Entdecken neuer Perspektiven und Denkansätze
• Die Schaffung eines Mehrwerts durch Innovation, Kreativität & Lebendigkeit
• Das Nutzen digitaler Möglichkeiten als zusätzlichen Erfolgsfaktor

Schlussendlich waren sich alle Expert*innen einig, dass die Corona-Pandemie kurzfristig eine Katastrophe für die Kongressbranche darstellt. Langfristig jedoch, könnte die Branche besonders in den Bereichen Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Innovation von einem „Neustart“ profitieren. Schaffen Kongressveranstalter*innen es, lebendige und sichere Präsenz-Kongresse, die von digitalen Elementen unterstützt werden, unter Covid-19-Einschränkungen durchzuführen, könnte die Erholung der Branche sogar beschleunigt werden, sofern der gesetzliche Rahmen dies zulässt.