Digitale Kommunikation im Kongresswesen – Eine Analyse aus Sicht der Teilnehmer/innen

Peter Hosp

Best Meeting Thesis Austria 2020 in der Kategorie Masterarbeit – eingereicht am Management Center Innsbruck „Entrepreneurship & Tourismus“

Durch stetige Innovationen im digitalen Kommunikationsbereich werden uns neue Technologien zum Einsatz bei Kongressen ermöglicht. Hybride Meetings gelten als das Zukunftsmodell. Es stellt sich jedoch die Frage wie Teilnehmer den digitalen Wandel annehmen und wie sich ihre Bedürfnisse und Erwartungen diesbezüglich ausgestalten. Peter Hosp, Absolvent des MCI, widmete sich in seiner Masterarbeit genau diesem Thema „Digitale Veranstaltungskommunikation im Kongresswesen“ und fokussiert sich dabei auf digitale Technologien und Konzepte, die zur Kommunikation im Rahmen von Hybrid-Veranstaltungen bei Verbandskongressen zum Einsatz kommen können.

Ergebnisse & Handlungsempfehlungen 

Hybridkongresse sind die Zukunft

Der Autor empfiehlt, Verbandskongresse in Zukunft im hybriden Format auszurichten und dabei, neben der physischen Veranstaltung vor Ort, auch virtuelle Teilnahmeoptionen mit Livestreams und On-Demand-Videos anzubieten. Vor allem On-Demand-Videos, die ein zeit- und ortsunabhängiges Konsumieren von Veranstaltungsinhalten ermöglichen, werden von den Teilnehmer/innen als noch wichtiger empfunden als Livestreams und sollten daher auf keinen Fall fehlen. 

Die Veranstaltungs-App als Kommunikationstool vor Ort

Von Seiten der Teilnehmer/innen ist eine klare Befürwortung des Einsatzes von Veranstaltungs-Apps bei Verbandskongressen gegeben. Bereits rund die Hälfte (46%) nutzt die Veranstaltungs-App immer oder oft bei Kongressveranstaltungen und dies geschieht außerdem altersunabhängig. Der Autor empfiehlt daher, für die mobile Kommunikation und für die Interaktion vor Ort, den Hauptfokus auf die Veranstaltung-App zu legen. Folgende Aspekte sind dabei für die Teilnehmer/innen am wichtigsten und sollten in zukünftige Apps integriert sein: 

• „Alle Veranstaltungsinformationen zentral auf einer App (z.B. Programm, Ausstellerlisten, Raumpläne, etc.)“
• „Echtzeit-Benachrichtigungen erhalten (z.B. Neuigkeiten, Programmänderungen etc.)“
• „Papierlos Infomaterial sammeln (Scannen von QR-Codes)“
• „Eine persönliche Veranstaltungsagenda erstellen“
• „Check-In und Registrierung über die App“
• „Echtzeit-Feedback und Live-Umfragen (für mehr Interaktion zwischen Publikum und Vortragenden)“

 Social Media nur am Rande 

Abgesehen von den Videostreams (live und on-demand), die im weiteren Sinne auch den sozialen Medien zuzuordnen sind, spielen klassische Social-Media-Kanäle bei den Teilnehmer/innen nur eine untergeordnete Rolle. Daher empfiehlt der Autor, bei zukünftigen Verbandskongressen Social Media nur begleitend einzusetzen und dabei vor allem aktuelle Informationen zur Veranstaltung, wie News, Bilder oder Statements, zu verbreiten. Weitere veranstaltungsrelevante Social-Media-Aktivitäten, die in der Studie untersucht wurden, empfiehlt der Autor nur dann, wenn ein jüngeres Klientel angesprochen werden soll. Wesentlich beim Einsatz von Social Media ist, dass die Newsfeeds der verschiedenen Kanäle in der Veranstaltungswebsite bzw. in der Veranstaltungs-App integriert sind, damit alle Teilnehmer/innen darauf zugreifen können. Schließlich nutzen 49% der Befragten Social-Media-Kanäle, wie Facebook oder Twitter, im Rahmen von Kongressveranstaltungen gar nicht. 

Veranstaltungswebsite als zentrale Plattform 

Allgemein empfiehlt der Autor, die Veranstaltungswebsite als zentrale Kommunikationsplattform besonders zu berücksichtigen und die individuelle Kommunikation weiterhin über E-Mail abzuwickeln, zumal diese klassischen Kanäle nach wie vor am wichtigsten sind und von allen genutzt werden. Auf Webseiten gilt es, alle Veranstaltungsinformationen zu bündeln, im Idealfall die Verknüpfung zur Veranstaltungs-App herzustellen und, wie beschrieben, die Newsfeeds der Social-Media-Kanäle direkt zu integrieren. Auch die Livestream-Angebote und On-Demand-Videos sollten auf der Veranstaltungswebsite angeboten werden.

Standortbezogene Technologie für den Zukunftseinsatz

Die Anwendungsfelder im Bereich Virtual und Augmented Reality bzw. der Beacon-Technologie stellen aus Perspektive der Teilnehmer/innen noch keine „Must-Haves“ dar und sind eher für den Zukunftseinsatz zu erwägen. Auch aufgrund der hohen Entwicklungskosten, z.B. von VR-Anwendungen, ist auf jeden Fall eine genaue Kosten-Nutzen-Abwägung durchzuführen. Für die Zukunft empfiehlt der Autor jedoch, den Einsatz der Beacon-Technologie zu priorisieren, da deren Anwendungsbereiche als wichtiger empfunden werden. Veranstaltungsrelevant sind dabei vor allem Beacon-Anwendungen im Bereich der standortabhängigen Indoor-Kommunikation oder im Bereich der virtuellen Indoor-Navigation.  

Zentrale Erfolgsfaktoren 

Bei der Planung und Umsetzung von hybriden Verbandskongressen empfiehlt Autor Peter Hosp, folgende Dinge zu beachten:

1. Keine zusätzlichen Kosten. Die Teilnehmer/innen sind nicht bereit, für die Nutzung digitaler Veranstaltungstools mehr zu bezahlen. Daher sollten die Mehrkosten entweder über die Teilnahmegebühren oder durch Werbeeinahmen von Sponsoren und Ausstellern abgedeckt werden.  
2. Das Zugehörigkeitsgefühl zählt. Bei virtueller Teilnahme über Livestreaming gilt es, die Personen mit denselben Interaktionsmöglichkeiten wie vor Ort in das Geschehen einzubeziehen. Vor allem die vielfältigen Möglichkeiten einer Veranstaltungs-App, die ortsunabhängig eingesetzt werden kann, sind dafür bestens geeignet.
3. Einfache, intuitive Bedienbarkeit. Ein nicht vernachlässigbarer Anteil von 12% sieht sich mit technischen Hürden konfrontiert, was ein definitives Ausschlusskriterium darstellt. Neben einer entsprechenden Gestaltung der Anwendungen empfiehlt der Autor die Einrichtung eines technischen Supports, z.B. über eine Hotline oder direkt bei der Veranstaltung, um eine Nutzung ohne Frust für alle Teilnehmer/innen zu ermöglichen.
4. Mehrwert im Vorhinein kommunizieren. Damit hohe Nutzungsraten erzielt und die wahrgenommenen Anwendungsbarrieren abgebaut werden können, empfiehlt der Autor, neben den allgemeinen Vorzügen der Tools auch Informationen zu Anwendbarkeit und Datenschutzaspekte intensiv zu kommunizieren. Schließlich nehmen manche Personen die Effektivität der Tools noch nicht wahr, andere sehen einen zu hohen Zeitaufwand oder sind bereits mit Alltagstechnologien überladen. Auch fehlender Spaß, technische Hürden und Datenschutzbedenken sind für manche ein Problem. Speziell bei der Veranstaltungs-App, als wichtigstes Tool während der Veranstaltung, empfiehlt der Autor eine intensive Promotion, sowohl über verschiedene Kanäle als auch vor Ort. Dies kann z.B. über Anleitungsvideos, Broschüren oder geschulte Mitarbeiter/innen geschehen. 
5. Auf Printmedien nicht verzichten. Bei aller Relevanz der digitalen Kanäle sollte bei Verbandskongressen auch in Zukunft auf Printmedien keinesfalls verzichtet werden. Der Stellenwert der gedruckten Medien ist bei allen Altersgruppen nach wie vor hoch. Mit einer zunehmenden Verbreitung von „Paperless“-Lösungen kann allerdings davon ausgegangen werden, dass die Relevanz der Printmedien in Zukunft sinken wird.  

(Anm.: Die Umfrage wurde im Juni 2019 durchgeführt.)