Erfahrungen aus dem Tagungslabor Convention4u

Die Panelisten des Convention Talk: v.l.n.r.: Georg Geczek, Leiter des Competence Centers Event Safety Wiener Rotes Kreuz, Journalist & Verlagsleiter Christoph Berndl, ÖW Geschäftsführerin Petra Stolba, ACB Präsident Gerhard Stübe, Netzwerk- und Innovationsforscher Lukas Zenk Bildquelle: ÖW | Robinson

Am 7. Juli fand die Jahrestagung der österreichischen Tagungscommunity erstmals als „virtual edition“ unter dem Motto „So gestalten wir unsere Zukunft“ mit 230 TeilnehmerInnen statt. Als technischen Partner holte das ACB STEINERLIVE.COM ins Boot, von dessen Studio das Live-Programm über die Eventplattform hopin übertragen wurde.  

Gamechanger Corona: In sechs Wochen zum virtuellen Kongress  

Die Planung für die Convention4u 2020 startete bereits im Sommer 2019, als Location waren die Wiener Neustädter Kasematten angedacht. Kurz bevor das Programm veröffentlicht werden und die Anmeldung starten sollte, kam es Covid-19 bedingt zum Stillstand für Präsenzveranstaltungen. Von heute auf morgen hieß es für das Organisationsteam im Austrian Convention Bureau zurück zum Start. Sechs Wochen vor dem geplanten Kongresstermin kündigte der Dachverband an, seine Jahrestagung auf virtuelle Beine zu stellen. Damit nutzte das ACB die Gelegenheit, mit und für die Branche die Durchführung einer virtuellen Tagung zu testen und setzte damit ein wichtiges Zeichen.  

Von hier an wurde neu konzipiert, organisiert, designt, kommuniziert, getestet und umgesetzt: Klar war, dass das bereits geplante Kongressprogramm nicht 1:1 in den virtuellen Raum übertragen werden konnte, da bei virtuellen Formaten andere Regeln gelten. Anstelle des üblichen zweitägigen live Programms der Convention4u wurde die virtuelle Ausgabe bewusst auf einen Tag mit Fokus auf die zurzeit drängendsten Fragen der Branche zugeschnitten, um Raum für direkten Austausch innerhalb der Community zu schaffen.  

Im Live-Panel diskutierten ExpertInnen der Veranstaltungsbranche zu den aktuellen Herausforderungen und zeigten Entwicklungen und Perspektiven auf. Bei fünf interaktiven Think Tanks wurden brandaktuelle Fragestellungen behandelt. Im Vordergrund standen dabei Themen zu Sicherheit, Vertrauensaufbau, Innovation und Agilität, hybride Veranstaltungen und Lobbying für die heimische Tagungsbranche um künftige Veranstaltungen zu ermöglichen. „Der finale inhaltliche Feinschliff wurde agil gehalten und Woche für Woche publiziert um möglichst tagesaktuell an den relevantesten Themen dran zu sein“, erzählt ACB Geschäftsführerin Michaela Schedlbauer-Zippusch. Zusätzlich wurde Raum für Austausch und Networking mittels der Warm-up Session „Bring dein Kaffeehäferl“ sowie der Networking-Funktionen des Tools geschaffen. In der letzteren konnte man sich via Zufallsprinzip mit einer/m anderen/m TeilnehmerIn in einem separaten Raum (1:1) treffen und sich kennenlernen bzw. austauschen. Innovative Unternehmen präsentierten im virtuellen Ausstellungsbereich ihre Produkte und Dienstleitungen sowie Hilfestellung in der Umsetzung von hybriden und virtuellen Formaten. Ein klarer Mehrwert des diesjährigen Kongressformats lag darin, dass ein Plus von 25 % bei den Anmeldungen verzeichnet und damit der übliche Teilnehmerkreis erheblich erweitert werden konnte.  

Die Learnings des ersten virtuellen Kongresses 

Das alljährliche Ziel der Convention4u – das Zusammenkommen der MitarbeiterInnen der österreichischen Tagungswirtschaft, um sich zu relevanten Themen auszutauschen, gemeinsam Neues zu lernen, sich zukunftsfit zu machen und mit unterschiedlichen Tagungsformaten zu experimentieren – konnte so erfolgreich umgesetzt werden.  

Einmal mehr wurde verdeutlicht, dass Kongressorganisation auch virtuell komplex bleibt, so resümiert Michaela Schedlbauer-Zippusch: “Eine virtuelle Veranstaltung muss ebenso wie eine live Veranstaltung professionell durchdacht, vorbereitet und umgesetzt werden. Es braucht wie bei live Veranstaltungen entsprechende Planung und Profis an der Hand für eine professionelle Abwicklung und ein wertvolles Teilnehmererlebnis.“ Ein wichtiger Punkt ist die klare Kommunikation und Koordination mit allen Beteiligten, die bei der Umsetzung von Beginn an entlang der einzelnen Projektphasen im stetigen Austausch stehen. Im Fall der Convention4u virtual edition hat sich das Kongressteam des ACB mit dem STEINERLIVE.COM-Team in regelmäßigen Abständen in Onlinemeetings sowie Testsimulationen abgestimmt. Zuständigkeiten wurden klar definiert und Aufgabenbereiche mussten im Vergleich zur analogen Veranstaltung neu definiert und aufgeteilt werden. Eine klare Definition der Zuständigkeiten bei allen Playern war ebenfalls der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung. 

Neben den Möglichkeiten wurden auch Limitationen beim virtuellen Kon-
gress gemeinsam für und mit der Tagungscommunity erforscht. So kristallisierte sich heraus, dass die Branche bestrebt ist, das Know-how hybrider Veranstaltungen weiter auszubauen, auch wenn nach Meinung der ExpertInnen die Sehnsucht und Notwendigkeit persönlicher Begegnungen bestehen bleibt. 

Mit der diesjährigen virtuellen Umsetzung nimmt der Verband der österreichischen Tagungsbranche eine klare  Vorreiterrolle ein. In einer Zeit, als die Welt auf dem Kopf stand, wurden Zuversicht und der Community Spirit gestärkt. So schreibt eine Teilnehmerin im Anschluss an die Veranstaltung an die Organisation: „Ein schönes Gefühl mit so vielen Gleichgesinnten gemeinsam online zu sein.“  

Perspektive geben und gemeinsam die Zukunft gestalten  

Der These, dass Covid-19 die Veranstaltungsbranche in puncto Sicherheit und Prävention nachhaltig verändern wird, stimmten alle ExpertInnen in der Podiumsdiskussion zu. Neben einem agilen Planungsverhalten müssen vertrauensbildende Maßnahmen, aber auch neuartige Kooperationen und Begegnungsformate geschaffen werden. Das Kongressschlusswort hatte der Präsident Gerhard Stübe, bevor es noch für die Mitglieder des ACBs in ihre erste virtuelle Generalversammlung ging: „Man hat gespürt, wir alle brauchen den Verband, denn es geht um Communitybuilding, Kommunikation und Weiterbildung, wie wir es auch heuer auf der C4u gesehen, gehört und gefühlt haben“. 

Das ACB hat seine wesentlichsten Erfahrungen, Modelle und Learnings zusammengefasst.

Kommunikation: Die nach und nach veröffentlichten Programminhalte wurden mittels kurzer Trailer via Newsletter, Website, LinkedIn und Facebook an die Zielgruppe kommuniziert und haben damit eine erhöhte Aufmerksamkeit erzielt sowie einen Spannungsbogen aufgebaut. Die Aufnahmen der Sessions standen den TeilnehmerInnen anschließend an die Tagung exklusiv zur Verfügung. 

Formate: Der interaktive Penal mit hochkarätigen ExpertInnen live aus dem Studio mit TV-Charakter überzeugte zu Beginn. Anschließend diskutierten die TeilnehmerInnen mit Impulsgeberinnen in 5 parallelen Think Tanks zu je 80 Minuten in virtuellen Sessions. Die Länge des Programms wurde als passend wahrgenommen, jedoch hätte eine zeitliche Versetzung der Think Tanks der Community ermöglicht an möglichst vielen Programmpunkten teilnehmen zu können. 

Atmosphäre:Netzwerkfunktionen sind wesentlich, um eine virtuelle Veranstaltung mit Leben zu füllen. Moderierte Interaktivität innerhalb der einzelnen Formate erhöht die Aufmerksamkeit und das gemeinsame Lernen. Die Tatsache, dass TeilnehmerInnen anonym, weder mit Namen noch Bild sichtbar, an den Programmpunkten teilnehmen konnten, wurde von Session und Convention Lounge Hosts als unangenehm wahrgenommen. 

Plattform Hopin: Die Meinungen zum Tool waren geteilt: Nicht alle empfanden das Tool für intuitiv, andere wiederum schätzten seine „Einfachheit und Klarheit“. Der Einstieg in die Plattform sowie die durchgehende Verbindung hat für den Großteil der TeilnehmerInnen sehr gut funktioniert.  

Technik: In der Planung sollte ausreichend Zeit für interne Proben hinsichtlich Verbindung, Mikrofon-/Studioeinstellung der SprecherInnen, aber auch der TeilnehmerInnen berücksichtigt werden, um mögliche Probleme rechtzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen. 

Finanzierung: Die Veranstaltung stand für alle Interessierten für eine Teilnahmegebühr von 89,- EUR offen. ACB Mitglieder nahmen kostenfrei teil. Zusätzliche Einnahmen gab es aus der virtuellen Standgebühr der Convention Lounge Hosts mit 300 €. Zusätzlich wurde die Veranstaltung vom Austrian Convention Bureau und dem Hauptsponsor STEINERLIVE.COM gestützt.  

Kooperation: Kompetente und verlässliche Partner sind wesentlich für ein erfolgreiches Projekt. Der Technikpartner hat wesentlich zur Konzeption sowie Finanzierung beigetragen. Teil dieses gemeinsamen Pilotprojekts zu sein, war für das ACB wie STEINERLIVE.COM eine Win-Win Situation.