Zwischen Effizienz und Herausforderung: Wie KI die Kongressbranche verändert

In ihrer Bachelorarbeit beschäftigte sich Katharina Seper mit der Frage, welches Potential der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Kongressmanagement mit sich bringt

Es steht außer Frage, dass KI die Zukunft der Kongressbranche maßgeblich beeinflussen wird. Zum einen bringt der Einsatz von KI Herausforderungen mit sich: von der Notwendigkeit menschlicher Kontrolle über die Ergebnisse bis hin zu ethischen Fragen und der Gefahr, den persönlichen Austausch zu vernachlässigen. Richtig eingesetzt, kann KI jedoch wertvolle Unterstützung bieten.

Warum ist KI für die Kongressbranche relevant?

Diese Frage stellte sich Katharina Seper, Absolventin der FH Wien der WKW, im Zuge ihrer Bachelorarbeit für den Bereich Kongress, der einen bedeutenden Wirtschaftssektor darstellt – allein 2023 fanden in Österreich über 26.000 wissenschaftliche Veranstaltungen statt (Quelle: Meeting Industry Report Austria 2023). Nun steht sie vor einer neuen Revolution: KI verändert Prozesse, steigert Effizienz und treibt Innovationen voran. Doch die entscheidende Frage ist nicht mehr, ob KI Einfluss nimmt, sondern wie tiefgreifend und wie schnell.

Für die Beantwortung der Forschungsfrage „Welches Potenzial bringt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Kongressmanagement unter der Berücksichtigung möglicher Chancen und Risiken aus Sicht von Kongress­expert:innen mit sich?“ wurden Interviews mit Expert:innen von PCOs mit unterschiedlichen Positionen aus Deutschland und Österreich durchgeführt.

Diese Expert:innen aus der Kongressbranche stufen die aktuelle Relevanz von KI als sehr hoch ein. Das Thema ist jedoch für viele zum Zeitpunkt der Forschung noch nicht gut greifbar, da Mitarbeiter:innen erst bewusst gemacht werden muss, welche Vorteile der Einsatz von KI mit sich bringen kann.

Welche Chancen bietet KI, wenn sie effizient integriert wird?

Vielversprechende Anwendungsfelder werden vor allem in den Bereichen Automatisierung repetitiver Aufgaben, der Nutzung von Chatbots, Textgenerierung, Content Creation, Bildgenerierung und -bearbeitung, Analysen und der Präsentations­erstellung gesehen (siehe Abbildung rechts). Der entscheidende Faktor, der aus all diesen Anwendungsfeldern resultiert, ist die gesteigerte Zeiteffizienz.

Herausforderungen und Risiken

Neue Technologien wie KI bringen nicht nur Chancen, sondern auch Herausforderungen mit sich.

Persönliche Hürden: Viele Mitarbeiter:innen zögern KI zu nutzen, weil die Einarbeitung zunächst mehr Zeit kostet als das gewohnte manuelle Arbeiten. Langfristig kann der richtige Einsatz von KI jedoch Abläufe effizienter gestalten und entlasten. Die menschliche Prüfkomponente bleibt in vielen Bereichen jedoch unverzichtbar, um Qualität und Verlässlichkeit sicherzustellen.

Begrenzte Individualität: KI kann außerdem keine vollkommen neuen Inhalte generieren – KI basiert auf Daten und alle, die mit den gleichen Systemen arbeiten, arbeiten folglich mit der gleichen Datenbasis. Bedenken liegen außerdem darin, dass Kon­gresse aufgrund der gleichen Datenbasis sehr vergleichbar werden könnten.

Verdummung: Je technologischer die Menschheit wird, desto „dümmer“ wird sie auch. Wenn das Denken von einer KI übernommen wird, verschwindet auf lange Sicht womöglich die menschliche Fähigkeit, einschätzen zu können, ob Informationen richtig sind. Dadurch könnte von KI mehr falsche Information vermittelt werden.

Angreifbarkeit der KI: Es besteht die Möglichkeit, dass KI gehackt wird. Dadurch können falsche Informationen oder Daten als Basis eingespeist werde bzw. Daten von Dritten für negative Zwecke genutzt werden.

Glaube, KI könne den Menschen vollkommen ersetzen: Der Einsatz von KI kann vor allem dann negative Auswirkungen mit sich bringen, wenn man glaubt, die KI könne den Menschen komplett ersetzen. KI sollte als Unterstützung dienen – eine sorgfältige Prüfung durch Menschen bleibt dennoch unerlässlich.

Vernachlässigung der Zwischenmenschlichkeit: Man darf nie vergessen, dass die Zwischenmenschlichkeit und das Persönliche bei Kongressen eine bedeutende Rolle spielen.

Schnelllebigkeit der Sache an sich: Sie stellt ein Risiko dar, da man immer aufpassen muss, dass man keinen Schritt in der Weiterentwicklung der KI verpasst. Das Ziel ist es, nicht zurückzufallen, auch wenn unklar ist, ob es einen tatsächlich weiterbringt – es geht einfach darum, den Anschluss nicht zu verlieren, um am Markt zu überleben.

Welche Auswirkungen wurden also von den Expert:innen prognostiziert?

• Trotz fortschreitender Technologisierung und KI werden Face-to-Face- Kongresse unersetzbar bleiben.
  Unternehmen, die zu langsam handeln, könnten den Anschluss verlieren und nicht überleben. Es gilt also am Ball zu bleiben – die frühzeitige Implementierung von KI kann später durchaus Vorteile mit sich bringen.
• Grundsätzlich gehen die Expert:innen davon aus, dass sich die gesamte Branche verändern und man nicht mehr an der KI vorbeikommen wird.
• Vorerst müssen neue Positionen geschaffen werden – auf lange Sicht werden diese jedoch nicht mehr notwendig sein, da die KI gelernt hat und im Laufe der Zeit vermutlich alleine handeln wird.

Warum sollte jetzt gehandelt werden?

Die Zeit zu handeln ist jetzt! Unter­nehmen, die frühzeitig KI implemen­tieren, werden langfristig einen Wettbewerbsvorteil haben. Es geht nicht darum, die Menschlichkeit in der Kongress­planung zu ersetzen, sondern sie mit Hilfe von KI zu erweitern und effizienter zu gestalten. Die KI wird zahlreiche neue Möglichkeiten eröffnen – trotzdem sollte sie immer kritisch betrachtet und nur als Unterstützung und nicht als Ersatz für den Menschen angesehen werden. Vernachlässigt sollte sie aber auf gar keinen Fall werden.