„Frei Reden und mal eine flapsige Bemerkung“

Das Salzburger Bewerbungsteam für die International Data Week (v.l.): Dr. Bernhard Zagel (Universität Salzburg, Z_GIS), Barbara Schwaiger (Salzburg Congress), Elisabeth Kassanits-Pfoess (Salzburg Convention Bureau), Professor Dr. Arne Bathke (Universität Salzburg, Data Science), Professor Dr. Josef Strobl (Universität Salzburg, Z_GIS)

Sind klassische Tagungen in der realen Welt ein Auslaufmodell? Nein, wie das Beispiel der Jahrestagung der Österreichischen Gesellschaft für Arbeitsrecht und Sozialrecht zeigt

Viele Business Events - und geschäftliche Meetings drängen aktuell in die virtuelle Welt oder werden als Präsenzveranstaltung mit einer digitalen Komponente hybrid veranstaltet. Das hat nachhaltige Auswirkungen für die Tagungswirtschaft. Auch die Österreichische Gesellschaft für Arbeitsrecht und Sozialrecht hat darüber nachgedacht, was diese Trends strategisch für ihre Tagungen bedeuten könnten. Das Ergebnis überrascht, wie das Salzburg Convention Bureau in seinem Online-Magazin #meetSalzburg berichtet. 

Univ. Prof. Dr. Rudolf Mosler, Präsident der Gesellschaft: „Wir haben im Vorstand darüber gesprochen, ob große Tagungen überhaupt eine Zukunft haben. Zu unserer großen Überraschung haben wir in den letzten Jahren jedes Jahr einen Teilnehmerrekord gehabt“, Der Grund dürfte darin liegen, dass TeilnehmerInnen ein umso stärkeres Bedürfnis haben, einmal im Jahr zu einer Tagung zu kommen, je mehr ihr beruflicher Alltag in eine technische Richtung geht. 

Die einzigartigen Stärken von Live-Events  

All das spielte eine Rolle, als es heuer um die Verschiebung des Termins der Wissenschaftlichen Tagung der Österreichischen Gesellschaft für Arbeitsrecht und Sozialrecht ging. Seit 55 Jahren veranstaltet sie ihren jährlichen, Kongress in Zell am See. Heuer wäre er mitten in den Lockdown gefallen. Deshalb wurde er auf 1. und 2. Oktober 2020 verschoben. Nicht virtuell, sondern live „weil sie sich sinnvoll nur als Präsenztagung durchführen lässt“, wie Prof. Mosler betont. Als Präsident der Gesellschaft trug er die Verantwortung für die Tagung. 

Über eine virtuelle Variante wurde zwar im Vorstand nachgedacht, aber die Idee relativ schnell verworfen. „Bei einem Präsenzformat, das nicht aufgezeichnet wird, reden die Leute frei, machen auch mal eine flapsige Bemerkung. Das belebt eine wissenschaftliche Tagung sehr“, begründet Prof. Mosler die Entscheidung. „Ein oline-Event wäre ein anderes Format, das zu uns nicht passt. Auch die Referentinnen und Referenten wären damit nicht glücklich gewesen.“ Auch Networking spielt eine große Rolle: „Die Teilnehmer treffen sich am Abend und zwischendurch. Es wird sehr viel dienstlich und auch privat besprochen.“

Viele Anpassungen notwendig  

Die Verschiebung der Tagung auf Anfang Oktober 2020 war kein Problem. Das Ferry Porsche Congress Center hatte alles, vom Hygienekonzept bis zur Anmeldung bei der Bezirkshauptmannschaft bestens vorbereitet. „Das war hochprofessionell”, zeigt sich Prof. Mosler beeindruckt. 

Klar war allen Beteiligten aber auch, dass das ursprüngliche Konzept nicht in der identischen Form umgesetzt werden konnte. Prof. Mosler und sein Team mussten viele Aspekte der Tagung anpassen, ohne damit den Charakter des Events zu sehr zu verändern: „Die größte Herausforderung war, alles zu tun, damit durch den Event kein Cluster entsteht.“  

So wurde das Programm an einem Tag ohne Pause durchgezogen. Prof. Mosler: „Das habe ich mir bei den Salzburger Festspielen abgeschaut – die übrigens sehr professionell organisiert waren.“ Die Teilnehmer mussten mit den Masken bis zum Platz gehen, dort konnten sie sie wieder abnehmen. „Wir mussten darauf achten, dass dies auch konsequent umgesetzt wird.“ Dass es heuer weniger TeilnehmerInnen waren (rund 400), war da sehr hilfreich. Als eine der größten juristischen Tagungen Österreichs kommen üblicher Weise immer zwischen 500 und 550 TeilnehmerInnen. Auch das Abendprogramm wurde den Rahmenvorgaben des Hygiene-Konzepts angepasst. „Das Abendessen mit Vorstand und ReferentInnen haben wir in ein anderes Lokal verlegt, damit wir die Abstände besser einhalten können”, so Prof. Mosler. 

„Mutig neue Konzepte suchen“

Für Prof. Rudolf Mosler ist eines klar: „Man wird künftig nicht mehr für eine Sitzung von zwei Stunden nach New York fliegen. Dieser ökologische Unfug wird massiv zurückgedrängt. Gesamtgesellschaftlich und wirtschaftlich gesehen ist das auf lange Sicht klug.“ Veranstaltern von Tagungen und Kongressen empfiehlt er, mutig neue Konzepte zu suchen. Wichtig sei es dabei, „dass sie dem Charakter und den Zielen der ursprünglichen Veranstaltungen gerecht werden.“ 

Das Salzburg Convention Bureau hilft dabei, mit passgenauen Locations und kreativen Ideen: team@meetsalzburg.com oder +43 662 88987 271.