Organisation von Konferenzen

Hybrid oder nicht hybrid, das ist die entscheidende Frage

AUSTRIAN CONVENTION BUSINESS MAGAZIN (PRINT 2022/04)

Konferenz Publikum

Das Internationale Wissenschaftsmagazin „Nature“ beschäftigte sich vor kurzem mit einem interessanten Bericht über die Fürs und Widers von hybriden Konferenzen

Heuer im Sommer erschien in der Wochenzeitschrift für Wissenschaft „Nature“ ein Beitrag zum Thema „Die richtige Mischung: Eine hybride Konferenz für alle“. Dabei ging es um die Organisation von Veranstaltungen, die sowohl persönlich als auch online besucht werden können. Die Publikation im Magazin „Nature“ war kein Zufall, denn seit der Pandemie gelten hybride Konferenzen allgemein als neue Normalität im Convention-Bereich. „Sie bringen viele Vorteile, aber auch Herausforderungen mit sich“, so der Autor des Textes Benjamin Plackett, denn „hybride Konferenzen stellen Organisatoren vor große Herausforderungen“.

Größerer Zugang und Zeitverschiebung

Zu den Vorteilen zählt zweifelsohne, dass sie für viel mehr Menschen zugänglich sind als reine Live-Meetings. Der Wegfall der Reisegebühren senkt die Teilnahmekosten und er macht die Konferenz auch für Menschen mit Behinderungen oder Krankheiten zugänglich. Darüber hinaus trägt die Technologie mit geschlossenen Untertiteln, die eine Textversion des gesprochenen Teils einer Präsentation anzeigen, dazu bei, dass Vorträge und Frage-­Antwort-Runden für Teilnehmer*innen mit Hörminderung leichter zugänglich sind. Virtuelle Meetings hinterlassen zudem einen geringeren CO2-Fußabdruck, da sie die Flug­reisen der Teilnehmer*innen reduzieren.

Wichtig ist es aber, die Zeitverschiebung zu berücksichtigen und daran zu denken, dass das Online-Publikum über den ganzen Globus verstreut sein kann. Eine gerne getroffene Lösung ist es in diesem Zusammenhang, einige Sitzungen zu Beginn des Tages anzusetzen und einige gegen Ende des Tages, damit die Delegierten sowohl östlich als auch westlich des Gastgeberlandes teilnehmen können.

Damoklesschwert der höheren Kosten

Ein wesentlicher Faktor sind die weit höheren Kosten, die bei Hybridmethoden bis zu doppelt so hoch sein können wie bei reinen Live-Meetings. Denn es gilt sicherzustellen, dass sich weder die Online- noch die Präsenzteilnehmer*innen benachteiligt fühlen. Eine gute hybride Konferenz gibt beiden Zielgruppen gleichermaßen die Möglichkeit, Fragen zu stellen, den Inhalten zu folgen und miteinander zu interagieren.

Um die Kosten in den Griff zu bekommen, besteht die Möglichkeit, nur einige Teile einer Konferenz sowohl für persönliche als auch für Online-Teilnehmer zugänglich zu machen, andere Teile wiederum auf die jeweilige Zielgruppe zu begrenzen. In Anbetracht all dessen sollten die Ticketgebühren ernsthaft überdacht werden. Wenn etwa der Zugang zu den Inhalten und die Teilnahme für persönliche sowie Online-Delegierte gleich sind, könnte für beide Arten von Tickets derselbe Betrag verlangt werden. Wichtig ist dabei stets eine gründliche Erklärung dessen, was Online-Teilnehmer*innen alles geboten wird. Gibt es aber bei der Online- und der Präsenz-Teilnahme Unterschiede, sollten die Online-Tickets billiger gehalten werden. Daumen mal Pi könnte sich der Unterschied auf rund ein Drittel belaufen. Die Gratwanderung ist trotzdem heikel, denn wenn man für Online-Tickets weniger verlangt, kann sich das auf die Teilnahme vor Ort auswirken.

Wahl des Austragungsortes

Um die Kosten trotz hybrider Ausrichtung niedrig zu halten, empfiehlt Benjamin Plackett aufgrund von Gesprächen mit Veranstaltern rund um den Globus ein besonderes Augenmerk auf den Veranstaltungsort zu legen. „Wenn die Veranstaltung auf dem Campus einer Universität oder einer gemeinnützigen Organisation stattfindet, ist das eine ganz andere Sache. Dank der Campus-Ressourcen kann man auch mit wenig Geld auskommen“, zitiert Plakett einen Veranstaltungs-Profi aus London. Hybrid sei jedenfalls bei großen Konferenzen in Veranstaltungsräumen von Unternehmen nicht einfach.

Live oder mit Avataren

Das vielleicht wichtigste Argument für persönliche Veranstaltungen ist die Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen und Menschen von Angesicht zu Angesicht zu treffen. „Diese Erfahrung lässt sich bei großen Telefonkonferenzen mit mehreren Teilnehmern nur schwer wiederholen, da einige wenige Personen in der Regel ein gestelztes Gespräch führen“, resümiert Benjamin Plackett, auch wenn es bereits Lösungen gibt, die mit „Avataren“ arbeiten (ein Avatar ist eine künstliche Figur, die einem User in der virtuellen Welt zugeordnet wird) und dadurch ein echtes Gesprächserlebnis bieten „Alle sagen immer, dass Online-Konferenzen schlecht sind, weil es keine Networking-Komponente gibt, aber das lässt sich ändern.“

Das Fazit von all dem: Die Organisation einer Hybridkonferenz ist sehr zeitaufwändig und kann stressig sein. Aber das Endergebnis ist meist die Mühen wert.

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