„Knowledge Management“ und seine Möglichkeiten

Die Wissensgesellschaft befindet sich weltweit auf dem Vormarsch – die Kongress- und Meeting-Branche kann einiges daraus lernen

Wissensmanagement spielt in der Con­vention-­Branche eine zentrale Rolle. Hier geht es darum, Know-how systematisch zu erfassen, zu nutzen, weiterzugeben und zu bewahren. Denn eines steht fest: Der effektive Umgang mit Wissen ist entscheidend für den langfristigen Erfolg jedweden Bereiches, unabhängig davon ob es sich um Wirtschaft und Politik, um Humanmedizin, um Geisteswissenschaften oder Technik handelt und ob diese in einem Kongress, einer Firmentagung oder einem Meeting besprochen werden.

Einer, der sich auf Wissensmanagement spezialisiert hat, ist MMag. Dr. Andreas Brandner, Partner im myVision network, Geschäftsführer der von ihm gegründeten KM-A (Knowledge Management Associates) – das Unternehmen ist auf Trainings, Beratung, Innovation und Networking im Wissensmanagement spezialisiert – und überdies seit 2001 in Ausbildung, Beratung, Forschung und Vernetzung im Bereich Wissensmanagement tätig. Dr. Andreas Brandner ist zudem Gründer und Global Chairman von knowledge.city., einem internationalen Netzwerk, das neben Wien und Berlin auch in sechs Städten Afrikas vertreten ist.

Die Überzeugung von Dr. Andreas Brandner: „Wissensmanagement braucht qualifizierte Wissensmanager:innen!“ Ende April fand zu diesem Thema das bereits 29. Treffen der Wissensmanagement-Community statt, und zwar im Bundeskanzleramt in Wien. Bei diesem Austauschformat ging es um den aktuellen Status im DACH-Raum (als Kooperationspartner waren die deutsche Gesellschaft für Wissensmanagement GfWM und das Swiss Knowledge Management Forum mit eingebunden) sowie um internationale Trends. Es war übrigens – nach der pandemiebedingten rein virtuellen Vernetzung – erstmals seit Jahren wieder ein persönliches Meeting aller am Thema Wissensmanagement Interessierten.

Bei dem Meeting wurden zahlreiche Themen zu Wissensmanagement besprochen, wie KI (Künstliche Intelligenz), NewWork oder Weiterbildung sowie Trends in einem OpenSpace diskutiert. Zur Erinnerung: Beim OpenSpace handelt es sich um eine offene, selbstorganisierte Konferenzmethode, bei der Teilnehmer:innen selbst Themen und Arbeitsgruppen bestimmen und ihre eigenen Ideen einbringen.

Relativ junger Begriff

Worum geht es nun beim Wissensmanagement? In der gängigen Literatur findet sich weder eine einheitliche Definition für den Begriff „Wissen“ noch für jenen des noch relativ jungen „Wissensmanagements“. Der Begriff „Knowledge Management“ entstand erst Anfang der 1990er-Jahre, wobei die zunehmende Bedeutung von IT und Globalisierung Wissen als Wettbewerbsfaktor in den Mittelpunkt rückte; ab ca. 1995 entstanden erste wissenschaftliche Publikationen, Konferenzen und Lehrstühle. Die KMA Knowledge Management Associates von Dr. Andreas Brandner gibt es seit 2001.

Seine Definition: „Wissen ist nichts Materielles, sondern ein Produkt des Denkens, Handelns und Lernens von Personen sowie die Kommunikation zwischen Personen.“ Wissensmanagement wiederum beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen. Es ist die Gesamtheit organisationaler Strategien zur Schaffung einer „intelligenten“ Organisation. Diese Strategien umfassen nicht nur die Person, sondern auch die Organisation und die gesamte technologische Infrastruktur.

Vienna.Knowledge.City.

Für Dr. Andreas Brandner zählt Wien zu den führenden Wissensstädten weltweit. Dies ist kein Zufall, denn die Vienna.Knowledge.City. hat maßgeblich zu diesem Erfolg beigetragen: „Über unsere Muttergesellschaft KM-A haben wir zahlreiche Wissensmanager ausgebildet, die Wiener und österreichischen Landesregierungen beraten und zur Wissensmanagementstrategie der Stadt Wien sowie zur Wissensmanagementstrategie des Bundes Österreichs beigetragen.“

Damit nicht genug, wurden von der Vienna.Knowledge.City. auch große nationale und internationale Unternehmen sowie internatio­nale Organisationen in Wien (z. B. die IAEA – International Atomic Energy Agency, die UNIDO – United Nations Industrial Development Organization, die OECD – Organization for Economic Co-operation and Development und das ICMPD – International Centre for Migration Policy Development) beraten. Ebenso hat die Vienna.Knowledge.City. die „Austrian Knowledge Partnership“ gegründet und über 30 Veranstaltungen zu Wissenspartnerschaften organisiert.

Wissensmanagement in der Convention-Branche

Worum geht es nun beim Wissensmanagement in der Convention-Branche? Zu den wichtigsten Aspekten gehört die Sicherung und Bewahrung von Know-how („Institutional Memory“). Denn die Convention-Branche ist oft projektbasiert, mit vielen temporären Teams und wechselndem Personal. Wissensmanagement hilft dabei, dass wertvolles Wissen, Erfahrungen und „Best Practices“ nicht verloren gehen (z. B. wenn Mitarbeiter:innen das Unternehmen verlassen oder Projekte abgeschlossen sind).

Ebenso dient Wissensmanagement dazu, die Effizienz und Produktivität zu steigern. Hier geht es darum, durch den einfachen Zugang zu relevantem Wissen Mitarbeiter:innen schneller zu fundierten Entscheidungen zu animieren, um das Rad nicht jedes Mal neu erfinden zu müssen. Dadurch werden Doppelgleisigkeiten reduziert, was Zeit und Ressourcen bei der Planung und Durchführung von Events spart. Dr. Andreas Brandner: „Standardisierte Prozesse und Checklisten, die auf gesammeltem Wissen basieren, optimieren all diese Arbeitsabläufe.“

Weitere Punkte des Wissensmanagements in der Convention-Branche umfassen die Verbesserung der Servicequalität und Kundenzufriedenheit (Kundenanfragen können schneller und präziser beantwortet werden, da Mitarbeiter:innen bei richtigem ‚„Knowledge Management“ Zugang zu relevanten Informationen über Veranstaltungsorte, Dienstleistungen, technische Möglichkeiten oder spezifische Kundenwünsche haben), die Förderung von Innovation und Wettbewerbsfähigkeit (hier geht es dank Austausch von Wissen über aktuelle Trends, Technologien und Kundenbedürfnisse um kreative Ideen und die Entwicklung neuer Produkte sowie Dienstleistungen) und auch das Risikomanagement (gesammeltes Wissen über vergangene Herausforderungen, Notfallpläne und bewährte Lösungen hilft dabei, potenzielle Risiken bei zukünftigen Veranstaltungen frühzeitig zu erkennen und zu managen). Wichtig bei all dem sind auch die Schaffung technischer Voraussetzungen wie Wissensdatenbanken, in denen Informationen strukturiert abgelegt werden, CRM (Customer Relationship Management)-Systeme oder Projektmanagement-Software, aber auch Methoden wie Schulungen und Workshops.

Höhere Effizienz und Qualität, Stärkung der Innovationskraft

Insgesamt ist ein effektives Wissensmanagement in der Convention-Branche unverzichtbar, um den komplexen Anforderungen gerecht zu werden, die Qualität der Dienstleistungen zu sichern und langfristig erfolgreich zu sein. Dies betrifft Destination Management Organizations (DMOs nutzen z. B. CRM-Systeme und Wissensplattformen, um relevante Daten über Veranstalter, Teilnehmerverhalten, regionale Infrastruktur und Feedback zu erfassen und auszuwerten) ebenso wie Kongresszentren und Convention Bureaus (sie pflegen interne Wissensdatenbanken mit Informationen zu Technik, Sicherheit, Ablaufplänen und Dienstleistern) und auch Event-Agenturen, die „Event-Postmortem“-Prozesse und Knowledge-Sharing-Formate etablieren können, um Projekterkenntnisse teamübergreifend zu teilen.

Dr. Andreas Brandner: „Wissensmanagement ist also ein strategisches Instrument in der Convention-Branche, das nicht nur Effizienz und Qualität verbessert, sondern auch die Innovationskraft stärkt. In Zeiten von Personalknappheit, Nachhaltigkeitsanforderungen und Digitalisierung ist es ein echter Wettbewerbsfaktor – sowohl für Veranstaltungsplaner als auch für Kongress­zentren und ganze Destinationen.“