Top-Software für die Veranstaltungsplanung

Die Herausforderungen sind vielfältig, denn jede Veranstaltung hat ihre eigenen Herausforderungen – entscheidend ist aber immer, ob Usability-Standards berücksichtigt werden oder nicht

Die Planung einer Veranstaltung erfordert Verständnis für alles, vom Zeitplan über die benötigten Mitarbeiter:innen und den Auf- und Abbau bis hin zum Budget. Dazu kommen dann die tatsächliche Durchführung und alle nachgelagerten Themen. Jedes dieser Events hat seine ganz speziellen Herausforderungen. Und spätestens seit der Pandemie kamen noch Lösungen für Digital-Events und Strea­ming hinzu. Wobei viele der beschriebenen Tätigkeiten von speziell für diesen Bereich entwickelter Software unterstützt werden, die meist mit besonderen Tools für Registrierung, Erstellen der Tagesordnung, Einreichung von Abstracts sowie Ticketing und mobilen Event-Apps verknüpft sind. Dazu kommt, dass z. B. das Messemanagement andere spezifische Anforderungen an den Eventmanager stellt, als ein Kongress.

Da stellt sich zwangsläufig die Frage: Was muss eine Kongress-, Konferenz-, Seminar- oder Messe-Software alles können und wer sind hierfür die derzeit besten Partner? Das AUSTRIAN CONVENTION BUSINESS MAGAZIN hat sich dieser Sisyphos-Aufgabe gestellt und sich bezüglich Besonderheiten, unterschiedlichen Anforderungen und Einsatzmöglichkeiten schlau gemacht.

Nicht von „Nice to have“-Features ablenken lassen

Fest steht, dass eine gute Software Event­planer:innen bei wiederkehrenden Prozessen, von Marketingaktivitäten über die Durchführung, bis hin zur Zufriedenheitsanalyse und Kundenbeziehungspflege in der Nachbetreuung, effizient und sicher unterstützt. Fehlerfreies Ticketing sowie einwandfreie Buchungsprozesse gehören zu den Grund­anforderungen, ebenso die Auswahl unter­schiedlicher Zahlungsoptionen auf dem ­Buchungsformular. Wichtig ist zudem, die von den Kund:innen gewünschte Rechnungsstellung, die sie dann auch automatisch erhalten.

Für die Veranstalter unerlässlich sind alle Funktionen zum Teilnehmermanagement, die ortsunabhängig aktuellste Zahlen und Daten per Klick ermöglichen, samt unterschiedlichster Optionen für die Auswertung. Auch jederzeit veränderbare Marketingstrategien sind wichtig, um auf Unter- oder Überbuchung rea­gieren zu können. Laut Christoph Sedlmeir, Gründer und Geschäftsführer des in München beheimateten Anbieters für Event-Automation „doo“, ist es deshalb für Veranstalter wichtig, sich über die Anforderungen sowie die spezifischen Prozesse der Events im Klaren zu sein, bevor eine Entscheidung über die Software gefällt wird. Ebenso wenig dürfe man sich von „Nice to have“-Features ablenken lassen. „Wenn wesentliche Funktionen fehlen, nutzt auch die schönste Präsentation nichts. Und umgekehrt: Die tollste Funktion hilft wenig, wenn sie nicht gefunden wird, was der Fall ist, wenn Usability-Standards nicht berücksichtigt wurden“, so Sedlmeir.

Converia, Accelevents, Cvent & Co.

Zu den führenden Konferenz-Management­Software Anbietern gehört laut der Software­Vergleichs-Website www.capterra.com, die für 2023 über 450 Produkte in der Kategorie „Meeting Software“ analysiert hat, u. a. das deutsche Unternehmen Converia. „Wir sind die einzige Software, die alles vereint“, so die beiden Geschäftsführer Christian Burger und Rainer Kretzer. „Converia unterstützt in allen Phasen der Planung und Durchführung von Veranstaltungen.“ Dies reicht vom Teilnehmer-, über das Abstract- bis zum Zahlungsmanagement. Besonders erprobt ist Converia laut Burger und Kretzer bei der Organisation wissenschaftlicher Konferenzen. „Ihre Stärken spielt unsere Software aber auch bei Kongressen und Tagungen aus anderen Bereichen voll aus.“

In Boston an der Ostküste der USA ihr Head­office hat Accelevents, das über 12.500 Orga­nisationen zu seinen Kunden zählt. „Unsere flexiblen Veranstaltungsmanagement-Tools sind für Events jeden Formats und jeder ­Größe konzipiert“, betont CEO und Gründer Jonathan Kazarian, unabhängig ob es sich um Konferenzen, Messen, Workshops, Seminare oder Networking-Events handelt.

Ebenfalls in den USA (Tysons, Virginia nahe Washington, D.C.) zuhause ist der von Reggie Aggarwal 1999 gegründete Sofware-Anbieter Cvent (4.800 Mitarbeiter:innen und über 27.000 Kund:innen). „Mein Ziel war es, die Planung von Meetings in der Geschäftswelt zu erleichtern“, betont Aggarwal, der zuvor jahrelang hunderte von Veranstaltungen für das indische „CEO Network“ geplant hatte. Welchen Stellenwert Cvent mittlerweile hat, zeigt sich daran, dass das vormals an der Nasdaq notierte Unternehmen seit Juni 2023 der Investmentfirma Blackstone (Marktkapitalisierung rund 110 Mrd. US-Dollar) gehört. In Frankfurt ist Cvent mit einem eigenen Standort vertreten. Fazit von alldem: Egal, ob man sich für einen der Branchenleader oder einen kleinen Anbieter entscheidet, eines steht fest: Veranstaltungen können nur so gut sein, wie die jeweilige Softwareunterstützung.